Как принять на работу удаленного сотрудника из другого города

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как принять на работу удаленного сотрудника из другого города». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Статья 312.1 ТК РФ регламентирует, что дистанционный труд ведется не по месту нахождения работодателя. Не осуществляется он и в его представительстве, филиале, структурном подразделении. Он не привязан к стационарному месту работы, локации или какому-либо объекту. И работодатель его не контролирует.

Отличия во взаимодействии с дистанционными и надомными работниками

В дистанционке и надомной работе существует несколько весомых расхождений:

1. Надомник привязывается к конкретной локации, а дистанционщик работает там, где ему удобно. Но если характер работы привязан к определенной местности, в трудовом соглашении допускаются ограничения по нахождению дистанционного сотрудника — одним городом, регионом или страной.
2. Надомному работнику могут помогать члены его семьи, а дистанционщик трудится самостоятельно.
3. Надомная работа связана с созданием материальных предметов, требующих финансовых затрат, дистанционная же имеет дело с произведениями интеллектуального порядка.
4. Надомному работнику необходим личный контакт с работодателем, чтобы получать материалы (если они предоставляются) и передавать готовую продукцию. Дистанционщику достаточно общения по электронным каналам связи.
5. Дистанционщику могут:

• Установить график труда по согласованию с работодателем.
• Дать права пользования усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
• Предусмотреть спецусловия, касающиеся охраны труда и организации рабочего процесса, а также отпускных периодов.

Удаленная работа: преимущества и недостатки

Плюсы для сотрудника:

1. Гибкий график: можно трудиться, когда удобно.
2. Возможность работать где угодно, не привязываться к офису или другому конкретному месту.
3. Оформиться на работу и трудиться можно без личного контакта с работодателем.

Плюсы для работодателя:

1. Не требуется организовывать и содержать рабочее пространство.
2. Не нужно тратить ресурсы на оценку условий труда и получение разрешений от органов пожарного надзора и санинспекции.

Минусы для работодателя:

1. Затруднен контроль исполнения задач, поставленных сотруднику.
2. Сложно применять дисциплинарные взыскания.
3. Невозможно уволить сотрудника за прогулы.

Но эти недостатки можно нивелировать, если правильно составить трудовое соглашение.

Варианты дистанционной работы

С 1 января 2021 года в ТК предусмотрено четыре варианта работы в удаленном режиме.

Вариант	В чем суть
Постоянно	Сотрудник всегда трудится вне офиса в течение всего срока действия трудового договора
Временно	Сотрудник временно непрерывно работает вне офиса, но такой период не может превышать шесть месяцев
Периодически	Сотрудник чередует периоды работы вне офиса и в офисе
Временно по инициативе работодателя в исключительных случаях	Сотрудник временно работает вне офиса, пока не прекратят действовать обстоятельства, которые стали причиной перевода (решение властей, эпидемия и другие исключительные случаи)

Оформление удаленного сотрудника за границей и НДФЛ

Минтруд России придерживается мнения, что договор о дистанционной работе с иностранцем либо с гражданином РФ, проживающим за границей, заключать нельзя, в этих случаях подходит лишь сделка гражданско-правового характера. Аргументы: наше законодательство действует только на территории России. Министерство разъяснило это в письмах от 7 декабря 2016 года № 14-2/ООГ-10811 и от 16 января 2017 года № 14-2/ООГ-245. Юристы не разделяют эту позицию, но на практике в подобных случаях обычно встречаются именно гражданско-правовые договоры (вероятно, именно из-за мнения Минтруда).

Отдельный вопрос – по уплате НДФЛ. Минфин доработал законопроект и внес поправки в Налоговый кодекс, которые определяют и правила расчетов по НДФЛ для удаленных сотрудников за границей. Размер налога для таких специалистов будет составлять 13–15 %, а не 30 %, как предлагалось ранее. Облагаться эти сотрудники будут по общей ставке вне зависимости от того, являются они российскими налоговыми резидентами или нет.

Законопроект с правилами уплаты НДФЛ гражданами РФ, работающими из-за рубежа, внесли в Госдуму 24 апреля 2023 года, но он был отозван в тот же день. В пресс-релизе Минфина пояснили, что это связано с решением дополнить его нормами по донастройке института Единого налогового счета (ЕНС), чтобы успеть принять их в весеннюю сессию Госдумы.

Ставка 13 % (15 %, если доход свыше 5 млн рублей в год) для удаленных сотрудников будет распространяться на работающих за рубежом как по трудовому контракту, так и по ГПХ. Уточнение видов доходов дистанционных специалистов и применение единой ставки существенно упростят механизм администрирования для налоговых агентов.

Нюансы дистанционной работы.

Поскольку во время трудовой деятельности общение между работодателем и дистанционным работником осуществляется посредством электронной связи, предполагается, что любые документы как работник, так и работодатель направляет в электронной форме. Но в ст. 312.1 ТК РФ уточняется, что такими документами, помимо трудового договора, приказов, уведомлений и других документов, в частности, являются заявления, объяснения и иная информация от работника. А еще установлено, что если работник направил такой документ, как заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.

Если работник заболел или собирается в отпуск по беременности или родам или по уходу за ребенком, он должен направить работодателю оригиналы соответствующих документов (листок нетрудоспособности, заявление и т. п.) по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.1 ТК РФ).

Отдельно внимание уделено соблюдению работодателем в отношении дистанционных работников норм охраны труда.

В силу ст. 312.3 ТК РФ в целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников работодатель исполняет лишь некоторые обязанности, установленные ст. 212 ТК РФ, в частности:

• расследование и учет в определенном Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 17 ч. 2);

• выполнение предписаний должностных лиц федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные ТК РФ, иными федеральными законами сроки (абз. 20 ч. 2);

• обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 21 ч. 2).

Преимущества дистанционной работы

Экономическая выгода для работодателя:

— не нужно организовывать работнику рабочее место, поэтому у работодателя снижаются расходы на аренду помещения;

— если полностью отказаться от работы в офисе не получается, можно создать рабочие места, которые в течение дня поочередно используют сразу несколько работников.

— в рамках дистанционной работы отношения между работником и работодателем становятся продуктивнее, снижается конфликтность.

— несмотря на сниженный контроль со стороны работодателя, уровень ответственности работника повышается, что сказывается на результате.

Экономическая выгода для работника:

— работник, не тратит ежедневно время и деньги на проезд до работы и обратно.

Режим рабочего времени дистанционного работника

Режим рабочего времени дистанционному работнику целесообразно установить в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре (допсоглашении к нему). Если в этих документах не предусмотреть иное, работник установит режим по своему усмотрению.

Перечисленными документами для временной дистанционной работы можно также определить:

— продолжительность и (или) периодичность выполнения работником трудовой функции дистанционно;

— условия и порядок вызова дистанционного работника для выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте;

— условия и порядок выхода на работу дистанционного работника по своей инициативе (за исключением случаев, предусмотренных ст. 312.9 ТК РФ) для выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте.

В рабочее время включается время взаимодействия дистанционного работника с работодателем.

Порядок предоставления дистанционному работнику отпуска зависит от условий работы. Если он выполняет ее на постоянной основе, отпуск предоставляется в порядке, определенном коллективным договором, ЛНА, трудовым договором в соответствии с ТК РФ и иными актами, содержащими нормы трудового права. Если дистанционная работа выполняется временно, отпуск предоставляют в порядке, предусмотренном гл. 19 ТК РФ.

При составлении графика отпусков в него необходимо включать всех работников, в том числе выполняющих дистанционную работу на постоянной основе.

Организация взаимодействия с дистанционным работником

Указанное взаимодействие можно организовать по правилам электронного документооборота в соответствии со ст. ст. 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ. Работодатель вправе принять решение о распространении таких правил на взаимодействие с дистанционными работниками.

При взаимодействии в рамках электронного документооборота работодатель должен учитывать специальные правила.

Также взаимодействовать с дистанционным работником можно:

— путем обмена электронными документами;

— в иной форме, позволяющей обеспечить фиксацию факта получения работником и (или) работодателем документов в электронном виде.

Порядок взаимодействия работодателя и работника устанавливается в коллективном договоре, ЛНА, принимаемом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовом договоре (допсоглашении к нему).

В порядке в том числе отражаются:

— вопросы взаимодействия в связи с выполнением трудовой функции дистанционно, передачей результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя;

— форма взаимодействия, отличная от обмена электронными документами (при ее использовании).

При взаимодействии путем обмена электронными документами и работник, и работодатель должны подтвердить их получение. Подтверждение нужно направлять в форме электронного документа в срок, определенный коллективным договором, ЛНА, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором (допсоглашением к нему).

При взаимодействии в иной форме тоже необходимо подтвердить действия, связанные с предоставлением информации.

В остальных случаях взаимодействовать можно путем обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи или в иной форме, используемой у работодателя.

В том числе это касается случаев:

— трудового договора;

— допсоглашения к нему;

— договора о матответственности;

— ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

В остальных случаях взаимодействие (документооборот) можно осуществлять путем обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи или в иной форме, используемой у работодателя. В том числе это касается случаев:

— ознакомления работника с документами, которые по законодательству оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми его знакомят в письменной форме, в частности под подпись (например, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника ЛНА). Отметим, что с ними можно ознакомить работника и обычным способом — в письменной форме, в том числе под подпись;

— обращения дистанционного работника к работодателю с заявлением, предоставления тому объяснения либо другой информации, когда это является правом или обязанностью работника в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Если дистанционный работник подал заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель обязан направить их тому не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления. Копии можно направить на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением или в форме электронного документа, если это указано в заявлении.

Об оплате труда сотрудников на удаленке

В статью 312.5 ТК РФ включено новое правило: выполнение работником работы в удаленном режиме не может быть основанием для снижения его заработной платы. Таким образом, переводя сотрудника на удаленку, снижать ему зарплату нельзя. При необходимости это можно сделать только в общем порядке и при наличии достаточных оснований.

При этом стоит помнить, что работодатель должен обеспечить сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), то есть изменить оклад (тарифную ставку) можно не для конкретного работника, а для определенной должности. Соответствующие действия повлекут внесение изменений в штатное расписание.

Новые правила рабочего времени и времени отдыха удаленного работника

Как и действующие нормы, новая редакция статьи 312.4 ТК РФ предоставляет сотруднику право самому определить режим рабочего времени, если он не определен в коллективном или трудовом договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения профсоюзного органа. Однако новые нормы (в отличие от действующих) установили круг вопросов, которые работник и работодатель могут согласовать.

Это:

• режим рабочего времени удаленного работника (если режим рабочего времени не определен, работник определяет его по своему усмотрению);
• продолжительность и (или) периодичность выполнения удаленной работы при временной дистанционной работе;
• условия и порядок вызова работодателем удаленного работника для выполнения им работы на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе;
• порядок предоставления удаленному работнику, работающему удаленно на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и других видов отпусков.

Удаленная, дистанционная и надомная работа: в чем разница?

Надомная работа и дистанционная – это официальные, закрепленные в законодательстве определения. Согласно Трудовому Кодексу, надомная работа выполняется на дому на основании заключенного договора (ст. 310 ТК РФ). Дистанционная работа – это работа вне места нахождения работодателя и без его постоянного контроля (ст. 312.1 ТК РФ).

В ТК РФ отсутствует такое понятие, как удаленная работа, однако по факту оно близко к понятию дистанционной, просто это народное название того же термина. А вот путать надомную и дистанционную работу не стоит. С точки зрения законодателя – это разные понятия.

Рассмотрим отличия дистанционной и надомной работы в таблице:

Дистанционная работа	Надомная работа
Выполняется вне территории работодателя. Взаимодействие осуществляется через интернет (ст. 312.1 ТК РФ).	Выполняется исключительно на дому.
Выполняется только лично работником, третьих лиц привлекать нельзя.	Работу может выполнять как сам работник, так и члены его семьи.
Сотрудник может использовать свою технику и оборудование.	Инструменты и материалы выдает работодатель.
Форму дистанционной работы активно используют для найма ИТ-специалистов и представителей креативных профессий, но не только.	Предполагает в основном ручной, физический труд.
Оформление на работу возможно путем обмена документами (договорами, приказами, локальными актами) в электронном виде (ст. 312.2 ТК).	Трудовой договор должен быть на бумажном носителе и подписываться лично работником.
Сведения в трудовую книжку вносятся по согласованию. Могут не вноситься.	Обязательно внесение записи в трудовую книжку.
При расторжении трудового договора о дистанционной работе не требуется личное присутствие работника.	Обязательно личное присутствие при расторжении договора.

Какие условия нужно указать при изменении трудового договора

В трудовом договоре или соглашении о дистанционной работе необходимо прописать следующие условия:

• указание на дистанционный характер выполняемой сотрудником работы;
• место выполнения дистанционной работы, под которым может пониматься место жительства работника или его нахождения (письмо Минфина от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978);
• порядок и сроки обеспечения необходимым для исполнения работником своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами и средствами защиты информации;
• порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе;
• размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им оборудования, ПО и средств защиты информации;
• порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов (например, оплата интернета).

Как быть с сотрудниками из других стран

Дистанционное сотрудничество с работниками из других стран имеет ряд особенностей. Первое, что надо знать – наем иностранного гражданина на удаленную работу по трудовому договору невозможен. Ввиду этого взаимодействие между организацией и иностранцем осуществляется сугубо в рамках гражданско-правовых отношений. Возможно оформление договоров двух типов:

• договор подряда. Документ-соглашение, в рамках которого сторона-исполнитель обязуется выполнить работу к конкретному сроку и передать результат стороне-заказчику;
• договор возмездного оказания услуг. Документ-соглашение, согласно которому сторона-исполнитель обязуется оказать услугу стороне-заказчику в определенный срок.

А есть еще надомники — это другое

Правила для документов: статьи 310 и 312.2 Трудового кодекса

В Трудовом кодексе два типа сотрудников, которые работают вне офиса работодателя, — надомники и дистанционные. Правила оформления приема на работу отличаются, поэтому здорово заранее разобраться.

Важно понимать разницу между ними. Работа надомника предполагает ручной труд, а дистанционный сотрудник трудится, используя свои интеллектуальные ресурсы.

Елена отвечает на звонки клиентов, но работает из дома. Каждый день она составляет отчет: сколько клиентов позвонили, что спрашивали, какие просьбы и проблемы. Суть ее работы — в ответах на звонки, поэтому такая работа считается дистанционной.

Оксана собирает подарочную упаковку для клиентов: у нее сотни листов картона, которые надо сложить по схеме. В конце дня с нее — отчет, в котором она рассказывает, сколько собрала упаковок, сколько брака в картоне и какого. Фокус работы — на сбор упаковки, и это ручной труд. Формально Оксана надомник.

Ресурсы, необходимые для работы

В трудовом договоре о работе на удаленке обязательно прописывают пункт об обеспечении сотрудника всем необходимым для выполнения работы (оборудованием, программным обеспечением, средствами защиты информации и т. д.). В конце концов, и интернет — это уже головная боль не сотрудника, а работодателя. Во всяком случае, по закону, работодатель должен обеспечить всем необходимым для осуществления профессиональных обязанностей тех, кто работает дистанционно.

Если сотрудник настраивает сам себе производственный процесс на своих ресурсах, тогда ему вместе с зарплатой выплачивают компенсацию. Такой порядок прописан в статье 312.6 Трудового кодекса РФ. Так, за использование своего компьютера работник должен ежемесячно получать к зарплате еще по 2000 рублей.

Кстати, когда руководство компенсирует затраты сотрудника, оно вправе диктовать, какие использовать программно-технические средства.

В большинстве случаев работодатель обеспечивает всем необходимым своих «дистанционщиков» и экономит на аренде офиса.

С учетом того, что такая форма труда узаконена, многим больше не выгодно собирать коллектив в офисе и снимать для этого большие помещения. Тщательно проработанный трудовой договор с дистанционным работником обеспечивает гарантии обеим сторонам.

Похожие записи:

• Повышение качества жилищных условий людей живущих на териториях ЧАЭС в России в 2024 году
• Как написать отказ от родительских прав
• Аренда части земельного участка в 2024 году