Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новогодние подарки работникам в денежной форме. Документальное оформление». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для выплаты можно использовать различные источники. В том числе прибыль компании, оставшуюся после налогообложения и не распределенную ранее. Допустим, что организация решила выдать материальную помощь из нераспределенной прибыли прошлых лет (счет 84). Как провести такую хозяйственную операцию? Подчеркну, что Минфин против подобных манипуляций, по его мнению, выражение «нераспределенная прибыль» подразумевает, что по этим средствам еще не принято решение учредителей.
Особенности учета материальной помощи
Чтобы не нервировать Минфин, нужно провести собрание и составить протокол с решением о направлении части нераспределенной прибыли на такие расходы. Это будет проще сделать, если в организации один участник, тогда достаточно его единоличного решения. Проводки будут аналогичны проводкам выше, но счет 91 заменит счет 84.
Когда удерживать НДФЛ с подарка
Дата удержания и срок перечисления подоходного налога с полученных презентов зависят от формы, в которой передается этот презент. Обратите внимание:
- Если были подарены деньги, то подоходный налог удерживают в день, когда денежные средства были переданы одаряемому. Например, в день проведения новогоднего корпоратива. А перечислить удержанный НДФЛ в бюджет следует не позднее дня, следующего за датой вручения денег. К примеру, на следующий день после корпоративного мероприятия.
- Если поощрение произведено в вещественной форме, то как удержать 13 % или 30 %? Налог придется удержать из заработной платы или иных сумм вознаграждения за труд. Причем удержите НДФЛ с ближайшей выплаты работнику — аванс за первую половину отработанного месяца, заработная плата за оставшуюся часть расчетного периода. А перечислить удержанный налог следует не позднее следующего дня за днем удержания.
Вид презента не имеет никакого значения для целей налогообложения НДФЛ. Подоходный налог удерживается независимо от того, в рамках каких взаимоотношений он получен. Следовательно, исчислите налог с вознаграждений, полученных по договору дарения и по трудовому соглашению.
Налог на прибыль с подарка
Письма Минфина России № 03-04-06/6-329 от 22.11.2012 и № 03-03-06/1/653 от 19.10.2010 устанавливают, что при налогообложении прибыли стоимость презентов не учитывается (п. 16 ст. 270 НК РФ), так как они считаются безвозмездно переданным имуществом. Учет и налогообложение подарков сотрудникам в бухучете включают сумму начисленного НДС в состав счета «Прочие расходы», тогда как в НУ при безвозмездной передаче стоимость дарения не учитывается. Итогом является образовавшаяся разница и постоянный налоговый расход (ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций»).
Если подарки приравниваются к расходам на оплату труда, стимулирующую сотрудников по итогам работы, то эти затраты учитываются в налоге на прибыль (п. 25 ст. 255 НК РФ). Расчетчику надлежит продемонстрировать определенные доказательства, что дарение — это поощрение за достижение высоких производственных результатов.
Зарплатные нормативно-правовые акты налогоплательщика должны подтверждать возможность таких операций, необходимо включить пункты о поощрении в положения и коллективный договор. Оформляют вручение следующим образом:
- Готовится приказ или распоряжение руководителя о премировании особо отличившихся сотрудников. В приказе необходимо сослаться на конкретный пункт положения о премировании.
- Составляется список награжденных сотрудников и реестр с подписями работников о получении вознаграждения.
Бухучет подарков в бюджетном учреждении
Бухгалтерский учет бюджетного учреждения имеет существенные отличия от бухучета коммерческих организаций и НКО. В первую очередь обратите внимание, что расходы на приобретение сувениров для сотрудников бюджетной сферы следует отражать по КОСГУ на новогодние подарки в 2023 году 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» и по КВР 244 «Прочие закупки товаров, работ и услуг» (приказы Минфина № 209н от 29.11.2017, № 85н от 06.06.2019).
Составляйте проводки в зависимости от типа учреждения.
Казенное учреждение отражает:
|
Проводка |
Операция |
|
|---|---|---|
|
Дебет |
Кредит |
|
|
Приобретенный сувенир принимается на склад |
||
|
1 105 36 349 |
1 302 34 73X |
Принятие к учету поступившего на склад приобретенного презента (по стоимости без НДС) |
|
1 210 12 56X |
1 302 34 73X |
Принятие к вычету входного налога |
|
1 302 34 83X |
1 304 05 349 |
Погашение задолженности перед поставщиком |
|
1 401 20 272 |
1 105 36 449 |
Списание презента с балансового учета при выдаче со склада сотруднику, ответственному за вручение (по стоимости без НДС) |
|
Забалансовый счет 07 |
Принятие объекта на забалансовый учет (по цене без НДС) |
|
|
1 303 04 831 |
1 210 12 66X |
Списание принятого к вычету налога |
|
Забалансовый счет 07 |
Списание с забалансового учета врученного сувенира (по цене без НДС) |
|
|
1 401 20 291 |
1 303 04 731 |
Начисление НДС (на цену сувенира без налога) |
|
1 302 11 837 |
1 303 01 731 |
Удержание из зарплаты работника НДФЛ |
|
Приобретенный презент принимается сотрудником, ответственным за вручение |
||
|
1 401 20 272 |
1 302 34 73X |
Списание цены сувенира на расходы текущего года (без налога) |
|
1 210 12 56X |
1 302 34 73X |
Принятие к вычету входного НДС |
|
Забалансовый счет 07 |
Принятие презента на забалансовый учет (по цене без налога) |
|
|
1 302 34 83X |
1 304 05 349 |
Погашение задолженности перед поставщиком |
|
1 303 04 831 |
1 210 12 66X |
Списание принятого к вычету налога |
|
Забалансовый счет 07 |
Списание с забалансового учета врученного презента (по цене без налога) |
|
|
1 401 20 291 |
1 303 04 731 |
Начисление НДС |
|
1 302 11 837 |
1 303 01 731 |
Удержание из зарплаты работника НДФЛ |
|
Приобретенный презент сразу же вручается |
||
|
1 401 20 272 |
1 302 34 73X |
Списание стоимости врученного сувенира на расходы текущего года (по цене без налога) |
|
1 210 12 56X |
1 302 34 73X |
Принятие к вычету входного налога |
|
1 302 34 83X |
1 304 05 349 |
Погашение задолженности перед поставщиком |
|
1 303 04 831 |
1 210 12 66X |
Списание принятого к вычету НДС |
|
1 401 20 291 |
1 303 04 731 |
Начисление НДС |
|
1 302 11 837 |
1 303 01 731 |
Удержание из зарплаты работника НДФЛ |
Учет подарков сотрудникам — вопросы регламентирования
Владелец салона может поощрить своего сотрудника, который эффективно и качественно исполняет трудовые обязанности, несколькими способами – объявив ему благодарность, выплатив премию, наградив ценным подарком, почетной грамотой, представив к званию лучшего по профессии и т. д. (ч. первая ст. 191 ТК РФ). Правда, подарки сотрудники могут получать не только за трудовые достижения, но и на праздники.
В соответствии с Трудовым законодательством руководитель предприятия индустрии красоты вовсе не обязан регламентировать в локальных актах порядок выдачи и вести учет подарков сотрудникам. Вместе с тем, зафиксировав основания и условия дарения во внутренних документах, руководитель поможет сам себе.
Сразу скажем, что учет и оформление подарков сотрудникам на Новый год 2020 имеет ряд нюансов. Например, это типичные подарки к празднику, поэтому их нельзя учесть при расчете налога на прибыль или единого налога при применении УСН. Только презенты, врученные за выполнение трудовых обязанностей в рамках системы оплаты труда, действующей на предприятии, могут быть учтены при расчете налоговой базы в качестве затрат на оплату труда.
Если подарок выдается не в натуральной , а в денежной форме, он называется премией.
Одно дело подарки сотрудникам на новый год купить, а совершенно другое – правильно учесть. Так, подарки детям работников и другие презенты нельзя учесть в расходах при расчете налога на прибыль или при упрощенке. Дело в том, что такие расходы не связаны с деятельностью, направленной на получение дохода. Учесть подарки детям работникам нужно как безвозмездную передачу. Таковы особенности налогообложения подарков сотрудникам на Новый год.
По общему правилу, передача подарков детям работников происходит по договору дарения (п. 1 ст. 572 ГК РФ). Однако письменный договор нужно заключить, только если цена подарка больше 3 т. р. Так как обычно стоимость новогодних детских подарков значительно меньше, то письменные договоры с сотрудниками не заключают (п. 1 ст. 572, п. 2 ст. 574 ГК РФ).
Решение о выдаче оформляют приказом на новогодние подарки детям сотрудников (образец см. в конце статьи). В тексте документа указывают:
- с чем связано вручение подарков;
- кому вручаются подарки;
- стоимость подарков;
- необходимость заключения письменного договора, если их стоимость превышает установленный законом лимит;
- факт ознакомления с приказом ответственных лиц.
Специально для читателей нашими специалистами подготовлен приказ на новогодние подарки детям сотрудникам. Скачать образец, актуальный на 2019 год можно по прямой ссылке на .
Выдача детских новогодних подарков: документальное оформление
Для учета детских новогодних подарков оформите два обязательных документа. В некоторых случаях понадобится еще и договор.
Приказ. Подготовьте приказ на выдачу подарков и подпишите его у руководителя компании. Образец 1 ниже. Детские новогодние подарки компания передает сотрудникам безвозмездно. Чтобы было ясно, что это именно подарки для детей к Новому году, и нужен приказ. Приложите к нему пофамильный список детей, для которых предназначены подарки.
Ведомость. Составьте ведомость выдачи подарков. Образец 2 ниже. Такая ведомость позволит определить, кто из сотрудников получил подарки, а кто нет.
Договор дарения. В большинстве случаев оформлять договор не нужно. Обычно все подарки по стоимости одинаковые, и цена за штуку ниже 3000 руб.
Договор дарения может быть устным и письменным (ст. 574 ГК РФ). Если подарок дешевле 3000 руб., договор дарения составлять не обязательно. Он будет устным. А факт дарения подтвердит вручение подарков. Так что письменные договоры оформите, только если дарите детям подарки дороже 3000 руб. Образец 3.
Условия, бухгалтерский учет и порядок выдачи подарков
Для того, чтобы вести бухгалтерский учет подарков сотрудникам, закрепить условия и порядок выдачи, вовсе не обязательно делать отдельный локальный акт. Нужные пункты можно включить в уже существующие документы, скажем, правила внутреннего трудового распорядка, положение о социальных гарантиях, о премировании или коллективный договор (при его наличии) (ч. первая ст. 8 ТК РФ).
В них стоит прописать все случаи, когда руководитель салона сочтет нужным делать подарки, зафиксировать порядок документального оформления дарения подарка, определить категории сотрудников и предельные размеры стоимости сюрпризов. Так, стоит установить, что для мастеров приобретаются презенты стоимостью до 2 000 рублей, врачам-косметологам – до 4000 рублей, управляющим – до 6 000 рублей, а детям сотрудников – до 1 000 рублей.
Учет подарков сотрудникам — вопросы регламентирования
Владелец салона может поощрить своего сотрудника, который эффективно и качественно исполняет трудовые обязанности, несколькими способами – объявив ему благодарность, выплатив премию, наградив ценным подарком, почетной грамотой, представив к званию лучшего по профессии и т. д. (ч. первая ст. 191 ТК РФ). Правда, подарки сотрудники могут получать не только за трудовые достижения, но и на праздники.
В соответствии с Трудовым законодательством руководитель предприятия индустрии красоты вовсе не обязан регламентировать в локальных актах порядок выдачи и вести учет подарков сотрудникам. Вместе с тем, зафиксировав основания и условия дарения во внутренних документах, руководитель поможет сам себе.
- Это избавит от вопросов со стороны налоговых органов. Прочтите о том, как рассчитать налог НДФЛ с подарка.
- Документ сведет на нет возможные ошибки при оформлении выдачи подарков.
- Это будет способствовать повышению лояльности сотрудников.
Если владелец салона красоты решит сделать подарок муниципальному или государственному служащему, то ему стоит ограничиться суммой до 3 000 руб. (ст. 575 ГК РФ). Закон запрещает вручать им подарки, ценностью выше обозначенной суммы в связи с их должностным положением или исполнением служебных обязанностей. Исключения составляют случаи дарения в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными событиями (п. 2 ст. 575 ГК РФ).
Материальная помощь: заявление, размер, выплата и налогообложение
Материальная помощь относится к отчислениям непроизводственного характера. Она не касается результатов деятельности предприятия. Оказание материальной помощи предусмотрено как служащим в компании, так и уже уволившимся. Также начисления могут осуществляться в пользу сторонних лиц по разным основаниям, предусмотренным в законодательстве. Далее рассмотрим подробнее, кому положена материальная помощь, каков порядок ее получения.
Согласно ПБУ 10/99 (пунктам 4 и 12), такие отчисления включаются во внереализационные расходы. Поэтому они отражаются на счете 91 — «Иные расходы и доходы», субсчет «Прочие расходы». Поскольку эти затраты не учитывают при налогообложении прибыли, вследствие появления постоянной разницы в бухучете предприятия должно отражаться налоговое (постоянное) обязательство. Оно фиксируется по Дт сч. 99 «Прибыли и убытки» в корреспонденции с Кт сч. 68, на котором показываются расчеты по обязательным отчислениям в бюджет. Материальная помощь сотруднику не считается вознаграждением за его труд и не относится к компенсационным и стимулирующим выплатам. Поэтому к ней не применяют процентные надбавки и районные коэффициенты, которые установлены для лиц, осуществляющих свою профессиональную деятельность на предприятиях, находящихся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним.
Налог на доходы физических лиц и страховые взносы
Вне зависимости от того, в какой форме осуществлено дарение – в денежной или натуральной, вне зависимости от основания вручения подарка организация-даритель признается налоговым агентом, который обязан со стоимости врученного подарка удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет (ст. 226 НК РФ). При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога в случае получения подарка в виде имущества организация обязана в течение одного месяца со дня возникновения соответственных обстоятельств письменно сообщить в налоговый орган о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика.
Исключение сделано лишь для подарков, врученных физическим лицам, если их стоимость за налоговый период не превысила 4000 рублей (п. 28 ст. 217 НК РФ). В этом случае организация не должна удерживать и перечислять налог, а также у нее отсутствует обязанность по подаче сведений в налоговый орган1.
При вручении подарков работникам, когда выдача подарка не связана с трудовыми обязанностями, не включена в систему оплаты труда, стоимость таких подарков не облагается страховыми взносами (см., например, определение Верховного суда РФ от 26.09.2014 № 309-КГ14-1366).
В том случае, если подарки выдаются за добросовестное исполнение трудовых обязанностей, предусмотрены локальными нормативными актами, то они (как элемент оплаты труда) подлежат обложению страховыми взносами (определение Верховного суда РФ от 27.08.2014 № 307-ЭС14-377).
Подарок как поощрение за труд
Доблестный труд работника работодатель вправе поощрить несколькими способами. В качестве поощрения за трудовые достижения работнику можно вручить ценный подарок (ч. 1 ст. 191 ТК РФ). В этом случае подарок является одной из форм вознаграждения в системе оплаты труда, ее необходимо закрепить в локальных нормативных актах или коллективном договоре. То есть в организации должен действовать нормативный документ. В нем необходимо указать производственные показатели, за достижение которых положены подарки, круг одаряемых работников, стоимость подарков или их вещественную форму (примерно как в положении о премировании или непосредственно в его тексте). В трудовых договорах не обязательно прописывать порядок награждения, но следует дать ссылку на нормативный акт, который его устанавливает.
Затраты на выдачу подарков, которые являются одной из форм поощрения, относятся к расходам на оплату труда (ст. 255 НК РФ). Они уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль, если выплачиваются на основании трудовых договоров (контрактов). В противном случае к таким затратам применяется норма п. 21 ст. 270 Налогового кодекса и они не признаются в составе расходов при расчете налога на прибыль. На этот момент обращают внимание представители Минфина России (Письмо от 17.05.2006 N 03-03-04/1/468).
Затраты на подарки в связи с юбилейными и праздничными датами не могут быть включены в состав расходов на оплату труда. Они осуществляются за счет прибыли, остающейся после уплаты налогов в соответствии с п. 16 ст. 270 Налогового кодекса РФ.