Как организовать электронный документооборот в организации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как организовать электронный документооборот в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

ЭДО подходит практически всем. Правда, считается, что для малого бизнеса это дорого и сложно. И действительно, если у компании бывает всего несколько договоров в год, минимум работников и отчётов, то целесообразность трат на внедрение электронного документооборота может вызвать сомнение. В остальных случаях преимущества сервисов ЭДО превосходят недостатки и в итоге позволяют сэкономить.

Этапы внедрения электронного документооборота

Введение электронного документооборота в организации происходит поэтапно — по очереди переводят на электронный документооборот либо разные отделы, либо разные категории документов. План внедрения СЭД отдельной компании может отличаться от проекта другого предприятия. Однако в целом опыт внедрения электронного документооборота в организациях имеет для всех один общий сценарий.
Чаще всего он включает в себя следующие этапы:

1. Определение целей и задач

Построение более эффективной системы документооборота, сокращение расходов, разгрузка отделов и так далее.

2. Анализ системы делопроизводства

На этом этапе оценивают:

• какие документы находятся в обороте компании сейчас;
• какие регламенты делопроизводства приняла организация;
• по каким маршрутам двигается документация;
• порядки создания, согласования и подписания договоров;
• правила регистрации входящих и исходящих документов;
• порядок архивирования и уничтожения документов;
• соответствие принятого порядка делопроизводства требованиям законов РФ.

На основе этого определяют требования для будущего ЭДО.

Что такое электронные документы и система ЭДО

Электронная форма документа представляет собой файл, подписанный с использованием электронной подписи. Она не требует распечатки, поскольку электронные документы являются эквивалентом бумажных документов с личной рукописной подписью.

У любого документа, такого как счет-фактура, акт или договор, есть возможность быть преобразованным в электронный формат.

Электронную документацию можно использовать внутри компании или при ведении бухучета ИП, при взаимодействии с контрагентами, налоговыми органами. Это удобно, поскольку их не нужно печатать — документооборот происходит быстрее и проще, а также сложнее потерять, подделать или перехватить информацию.

Электронная система документооборота, или СЭД, представляет собой услугу, которую компании или ИП используют для обмена электронными документами. Сам процесс обмена называется электронным документооборотом, или ЭДО. ЭДО имеет несколько видов:

• Внутренний

Это документооборот, осуществляемый между сотрудниками и руководством компании или ИП. Такой обмен не регулируется законодательством, поэтому каждый бизнес может установить свои собственные правила обмена документами.

• Внешний

Это обмен электронными документами с контрагентами. Здесь при составлении документов необходимо соблюдать определенные нормы, установленные законодательством.

• С государственными органами

Это представление отчетности и других документов в налоговую службу, Социальный фонд России, Росстат и другие ведомства.

Чтобы использовать электронный документооборот, должны выполняться два условия:

• Документы должны быть подписаны электронной подписью, такой же, которая используется для подписи отчетности в налоговую службу.

• Пересылку документов должен осуществлять оператор электронного документооборота.

Кто должен работать на ЭДО

В 2022 году компании в определенных отраслях бизнеса должны были перейти на использование электронного документооборота (ЭДО) в соответствии с требованиями законодательства.

Это касалось организаций, занимающихся продажей маркированных товаров, поскольку система «Честный знак» требует мониторинга и отслеживания таких товаров. С начала 2022 года все сведения о таких товарах должны были передаваться только через операторов ЭДО.

Аналогичные требования были введены для государственных закупок по 44-ФЗ. С 2022 года все поставщики и заказчики, участвующие в государственных закупках, должны были перейти на ЭДО. Прием товаров и услуг с 2022 года оформляется в электронной форме (электронное актирование).

А в 2023 году обязательное использование ЭДО введено для организаций в бюджетной сфере. Они должны оформлять первичные документы и бухгалтерские регистры в электронной форме.

К 2024 году планируют ввести обязательное использование ЭДО для всех компаний и индивидуальных предпринимателей. Это указано в концепции развития электронного документооборота, представленной на сайте ФНС. Согласно этому документу, к 2024 году около 95% счетов-фактур и 70% накладных будут передаваться в электронной форме.

Кому подходит система электронного документооборота

Кому и зачем нужен электронный оборот документов:

• Для крупного бизнеса альтернативы нет. Такие предприятия обязаны подавать отчётность в электронном виде. Для обмена документами с контрагентами ЭДО также будет актуально: когда их сотни и с каждым нужно обменяться несколькими бумагами, затраты на документооборот значительны. Внедрение ЭДО помогает не только сократить финансовые расходы, но и передавать документы оперативно.
• Для сегмента малого и среднего бизнеса ЭДО выполняет те же задачи — упрощает и ускоряет документооборот, — а в некоторых случаях он обязателен. Но есть ещё один момент — многие крупные контрагенты желают обмениваться электронными документами. Если малая компания не готова на такой шаг, это снижает вероятность сотрудничества.
• Для плательщиков НДС альтернативы тоже нет — они обязаны подавать декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Именно такую передачу и обеспечивают операторы ЭДО.
• Переходить в электронный формат нужно и тем, кто участвует в обороте маркированной, прослеживаемой и иной подконтрольной продукции. Такие компании обязаны обмениваться электронными документами и отправлять сведения в государственные информационные системы.

Внедрить ЭДО будет выгодно, если компания:

• работает с большим количеством поставщиков и покупателей;
• продаёт товары на маркетплейсах;
• планирует торговать маркированной и подакцизной продукцией;
• часто взаимодействует с ФНС, СФР, другими ведомствами;
• выставляет и принимает счета-фактуры;
• работает с компаниями из других населенных пунктов;
• имеет большой штат сотрудников;
• задумывается о том, как в будущем будет хранить документы.

Как совмещать бумажный и электронный документооборот

Очевидно, что не все контрагенты будут готовы перейти на ЭДО. Поэтому его придётся совмещать с классическими бумажными документами. Это вполне допустимо как во внутреннем, так и во внешнем документообороте.

При совмещении важно, чтобы один документ существовал лишь в одном виде — либо на бумаге, либо электронном формате с КЭП. Если контрагент направил документ по ЭДО, нельзя его распечатать и подписать от руки.

А вот что можно:

• с одними контрагентами обмениваться документами по ЭДО, с другими — на бумажных носителях;
• документы по одной сделки с контрагентом оформить на бумаге, а по другой — по ЭДО;
• подписать, например, договор, в бумажном варианте, а закрывающие документы к нему — по ЭДО;
• части сотрудников направлять электронные документы, а другой части — бумажные;
• одни отчёты в ФНС подавать в электронном виде — например, декларацию по НДС, — а другие на бумажном носителе.

Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?

Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.

ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.

Возможности ELMA365 ECM по работе с Операторами ЭДО

Взаимная интеграция с использованием коннектора сокращает временные затраты сотрудников на переключение между системами, чтобы посмотреть состояние документа во внешнем провайдере. Каждый сотрудник, наделенный правом доступа, может отправлять и получать оригиналы документов, обеспечивать юридическую значимость благодаря использованию электронной подписи и преднастроенным параметрам провайдера ЭП, видеть актуальные статусы и актуальное состояние отправленного документа в интерфейсе ECM-системы.

Поскольку отправка документов Оператору ЭДО осуществляется напрямую из ELMA365 ECM, исключается необходимость хранить в Диадоке или СФЕРА Курьер большое количество учетных записей. Достаточно 1-2 сотрудников, у которых будут права для работы с сервисом.

Какие операции с документами можно совершать в ELMA365 ECM после настройки модуля-коннектора

Загрузка печатной формы — позволяет получить печатную версию документа, обрабатываемого через Оператора ЭДО, в формате .pdf. На каждой странице документа будет проставлен синий штамп, в котором указана страница документа, время подписания и идентификатор документа. На последней странице будет проставлен большой штамп с подробной информацией о сертификате, которым документ был подписан.

Отправить документ — система поставит пользователю задачу подписать документ, а затем отправит его контрагенту в Оператора ЭДО напрямую из ELMA365.

Подписать — позволяет в рамках бизнес-процесса подписать документ, полученный от контрагента из Оператора ЭДО. Система поставит пользователю задачу, где он сможет указать свой сертификат электронной подписи, после чего статус документа изменится и в ELMA365, и в операторе ЭДО.

Отказать в подписи — позволяет в рамках бизнес-процесса отклонить подписание документа, полученного от контрагента из Оператора ЭДО.

Два способа перейти на ЭДО с контрагентами

1. Прямой документооборот через электронную почту

Если компания выбирает этот способ обмена, то ей необходимо самостоятельно заключить договоры с каждым партнером, актуализировать форматы документов в соответствии с требованиями ФНС, организовать техническую возможность и безопасность передачи данных

Основной минус прямого обмена — нельзя обмениваться электронными счетами-фактурам, так как они в обязательном порядке должны подписываться КЭП и передаваться через оператора ЭДО. По Налоговому кодексу РФ отправлять ЭСФ через электронную почту незаконно.

2. Документооборот через сервис обмена

Компании не придется самостоятельно подключать и настраивать взаимодействие с контрагентами, если она пользуется сервисами обмена. Провайдер фиксирует даты отправления и получения документов, проверяет подлинность КЭП и сохраняет юридическую силу при обмене. В случае споров оператор ЭДО может предоставить доказательства легитимности операций и выступить третьей независимой стороной в суде.

Из чего состоит электронный документооборот

В этом виде документооборота участвуют 4 стороны:

1. Поставщик товаров или услуг. Сторона, которая генерирует электронный документ.
2. Покупатель или клиент. Сторона, которая принимает электронный документ.
3. Компания вендор, которая предоставляет электронную площадку для обмена документами и услуги сервиса для организации электронного документооборота.
4. Государство. Госорганы, куда компания вендор передает данные о зафиксированных сделках и оформленных документах.

Как это реализуется на практике:

1. Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учетной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором.
2. Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключенной к сервису собственной программе.
3. Площадка фиксирует данные о документе.
4. После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию.

Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа. В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно. Факт своевременного получения документа в электронной системе фиксируется автоматически, эти данные можно использовать в случае возникновения спора даже в суде.

Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.

При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям.

При электронном документообороте:

• Оригинал документа доставляется мгновенно. Нет необходимости в почтовых отправлениях, помощи курьеров или менеджеров. Нет отсрочек и связанных с ними проблем.
• Руководитель компании в любой момент может проверить, когда именно был отправлен и получен документ. И в случае проблем, связанным с отсутствием важной документации, у сотрудников нет возможности переложить ответственность за свои ошибки на “плохую работу почты” и другие внешние факторы. Это понимают и сами сотрудники компании. А потому отсрочки и проблемы с отправкой/получением документов после внедрения этой системы становятся крайне редким явлением.

Системы ВЭДО и EDI: в чем разница?

При выборе системы документооборота многие пользователи также сталкиваются с системами, которые позиционируют себя не как ВЭДО, т.е. «электронный документооборот», а как EDI (документооборот для ритейла).

Системы EDI являются частным случаем электронного документооборота. Они ориентированы на обмен данными с торговыми партнерами или подразделениями торговой сети. Если в общем случае через документооборот проводят любые виды юридически значимых документов, то здесь реализован оперативный обмен коммерческой информацией между организациями, в том числе, юридически значимыми документами, необходимыми для торговых операций.

Обычный электронный документооборот допускает использование любых типов документов в любом удобном для сторон формате. При использовании EDI перечень возможных документов, их формат строго регламентированы. Здесь нет возможности сформировать и передать документ во внутреннем формате компании или не относящийся непосредственно к торговым операциям. О том, как работает EDI, почему ее используют только в торговле, и в чем ее преимущества, я расскажу в одной из следующих статей.

Возможен ли обмен документами между двумя системами?

Если хоть один контрагент пользуется другой системой ЭДО — роуминг понадобится обеим компаниям. В этом случае понятие роуминг схоже с аналогичным понятием у операторов мобильной связи. Он необходим каждой компании для быстрой передачи документов через 1С, подключенной к разным операторам ЭДО.

Сценарий № 2: «Комплексный подход и дальнейшее развитие»

Комплексный подход по развитию и внедрению электронного документооборота предназначен для компаний среднего и крупного бизнеса, у которых:

• большой объем документов для перевода на электронный документооборот (в основном более 10 000 документов год);
• есть определенный процесс согласования и подписания документов (утвержденные маршруты согласования);
• много ответственных исполнителей;
• есть необходимость интегрировать систему оператора ЭДО с учетными системами компании;
• есть необходимость перевода внутренних документов организации на электронный документооборот.

Как установить ЭДО

Как работать с ЭДО? Для начала нужно выбрать оператора, который предоставит площадку для обмена ЭДО. Программы для ЭДО называют системой электронного документооборота (СЭД). При выборе СЭД нужно опираться на требуемый для компании функционал, стоимость, наличие техподдержки, возраст на рынке и распространённость системы среди ваших заказчиков. На данный момент самыми популярными СЭД являются: Контур Диадок, СБИС, ДЕЛО, 1С-ЭДО, Директум. На рынке есть как программы, которые устанавливаются на сервер компании, так и веб-решения.

После заключения договорённостей с оператором и установки системы, следует выпустить электронные подписи для всех сотрудников. Только так вы сможете полностью перейти на электронный документооборот.

После этого начнётся период адаптации сотрудников и клиентов к новому порядку. Для работников лучше провести обучающие мероприятия, чтобы они быстрее освоили программу.

Клиентов нужно не только оповестить о нововведениях, но и помочь им наладить обмен документами с компанией. Серьёзно отнеситесь к этому этапу, так как напуганные потребители могут уйти от вас.

ЭДО – это будущее в сфере бизнеса и делопроизводства. Ваши клиенты хотят получать свои документы быстро и просто. Не бойтесь нового и развивайтесь.

Суть электронного документооборота в том, что вся работа с документами внутри бизнеса ведётся в цифровом формате. Например, руководитель может подписать электронное соглашение с помощью ЭП и отправить его контрагенту, вместо того, чтобы ездить на встречу для подписания бумажных документов. Электронные файлы передают в специальной системе для ЭДО.

Это как обмениваться документами по электронной почте. Алгоритм примерно такой:

1. Отправитель создает нужный файл или загружает его с ПК.
2. Подписывает документ электронной подписью.
3. Отправляет файл получателю.
4. Документ приходит адресату в течение пары секунд. Тот открывает файл и пописывает своей электронной подписью.
5. Система ЭДО обновляет статус документа.
6. Подписанный файл остаётся у каждой из сторон.

Если по электронному документообороту передают юридически значимые файлы, в процесс вовлекаются такие стороны:

• участники документооборота — ИП и компании, которые непосредственно отправляют и получают файлы;
• УЦ, выдавший электронные подписи;
• оператор ЭДО, обслуживающий систему для обмена электронными файлами;
• государственные учреждения, которые аккредитуют операторов ЭДО и регулируют их работу.

Шаг 1. Внесение коррективов в учётную политику

Порядок работы с документами — важный критерий, который отражается в учётной политике. Если предприятие отказывается от стандартного документооборота, предпочитая ему цифровой, политику необходимо скорректировать.

Компания оформляет положение об ЭДО, в котором фиксирует основные моменты:

• вид электронной подписи, которой будут пользоваться сотрудники и руководитель для заверения документов;
• список документов, которые будут передавать и получать с помощью ЭДО;
• правила хранения электронных файлов и т.д.

Похожие записи:

• Замена прав с Казахстанских на российские в 2024 году
• Можно ли после декретного отпуска уволиться и встать на биржу
• Журнал учета и содержания электроинструмента нормативный документ