Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровые документы для ИП 2024». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.
Трудовая книжка — основной кадровый документ, который подтверждает стаж работника. Вести её обязаны все работодатели. Ведением трудовых книжек занимается руководитель компании, либо назначенное приказом руководителя ответственное лицо.
С 1 января 2021 года сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, заводят электронные трудовые книжки, поэтому никакой платы за неё не взимается. Сотрудники с бумажными трудовыми могут перейти на электронные в любой момент (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ).
Проверкой наличия трудовых книжек и порядка их ведения занимаются Государственная инспекция труда и Социальный фонд России. При обнаружении нарушений (нарушение сроков выдачи, некорректное заполнение) работодатель несёт материальную ответственность.
Если трудовые книжки сотрудников ведутся в бумажной форме, работодатель обязан также вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это требование не распространяется на те компании, которые перешли на ЭТК полностью.
Если трудовая ведётся в электронном виде, работодатель выдаёт увольняющемуся справку по форме СТД-Р. Факт выдачи такой справки в книге учёта трудовых книжек отражать не нужно, однако для этих целей рекомендуется завести журнал учёта для форм СТД-Р.
Брать или не брать: во сколько обойдется неофициальный работник
За неофициальное трудоустройство ИП придется заплатить следующие штрафы:
-
5 000 – 10 000 рублей административный штраф,
-
20% от неуплаченных налогов по НДФЛ, 40 % от страховых взносов,
-
пени за весь срок неофициального трудоустройства,
-
отдельно заплатить примерно 43% от зарплаты за НДФЛ и страховые взносы за весь срок.
Кто имеет доступ к штатному расписанию
Утверждённое штатное расписание хранится на предприятии и может быть востребовано в любой момент проверяющими органами. Это может быть налоговая инспекция, внебюджетные фонды (Социальный фонд, ФМОС), трудовая инспекция, прокуратура.
Какие санкции грозят за отсутствие штатки? Во-первых, это статья 126 НК РФ – 200 рублей за непредставленный документ. Во-вторых, работодателю могут вменить нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. За это по статье 5.27 КоАП РФ с индивидуального предпринимателя взыщут до 5 000 рублей, а с организации – от 30 000 до 50 000 рублей. В-третьих, без штатного расписания трудно доказать, что увольнение по сокращению численности законно и у работодателя нет вакансий, которые он должен предложить сокращаемому работнику.
Что касается сотрудников, то знакомить их с штатным расписанием надо, только если это указано в коллективном договоре или другом локальном акте. Кроме того, доступ к этому документу надо обеспечить, если в трудовом договоре с работником не указан размер оклада, а сделана отсылка к штатному расписанию.
Вот какое мнение высказывает Роструд в письме от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1: «Штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работника при приёме на работу».
Но если сотрудник просит предоставить ему выписку из штатки, работодатель должен её предоставить. В документе отражают название и размер оклада только той должности, которую занимает работник.
Как составить расписание
Обязательно ли штатное расписание для ИП? Желательно, поскольку, если у предпринимателя работают 2 человека или больше, то ему потребуется заключать с ними трудовой договор, где будут указаны квалификационные требования и должностной оклад.
Как составить штатное расписание для ИП? Трудности возникают с определением ставок по штатным единицам. Если пример штатного расписания для ИП и образец заполнения можно найти на сайтах по кадровому документообороту, то необходимость в конкретных рабочих единицах нужно определить самостоятельно. На сайте Минтруда содержатся специальные методики и рекомендации, устанавливающие примерный план расчета потребности в сотрудниках по каждой профессии или должности.
Например, нужно разработать образец штатного расписания для ИП в кафе? Как узнать, сколько потребуется поваров, гардеробщиков или вахтеров? Способом решения подобной задачи является применение расчетных методов квалиметрии труда. Они включают расчет нагрузки на каждого работника, количество выполняемых операций, класс условий труда, наличие вредных факторов на рабочем месте.
Подобные расчеты можно найти в старых документах времен Советского Союза, которые до сих пор имеют статус действующих. В плане методик выгодно отличается РБ (Беларусь), где много понятных и доступных документов касательно трудового права и ведения документооборота. Аналогичная ситуация в Казахстане.
Трудовые договоры и их особенности
Продолжительность трудового договора. Трудовые договоры, как правило, заключаются на неопределенный срок. Однако, в случаях, когда необходимо временно привлечь сотрудника на работу, можно заключить договор на определенный срок. Требования для заключения трудового договора на определенный срок устанавливаются законодательством.
Условия трудового договора. В трудовом договоре указываются условия работы и оплаты труда сотрудника, а также его права и обязанности. Важно помнить, что условия, противоречащие действующему законодательству, будут считаться недействительными.
Информация о сторонах. В трудовом договоре обязательно указывается информация о работодателе и работнике. Важно указать ФИО, дату и место рождения, место жительства (регистрации), паспортные данные и другие идентифицирующие сведения.
Обязанности работодателя. В трудовом договоре прописываются права, обязанности и ответственность работодателя перед работником. Работодатель обязан обеспечить работнику условия труда, предусмотренные законодательством, предоставить необходимые средства и материалы, а также выплачивать заработную плату в полном объеме и в оговоренные сроки.
Обязанности работника. Трудовой договор также содержит перечень прав, обязанностей и ответственность работника. Работник обязан добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать все правила и регламенты, сохранять корпоративную тайну и не причинять ущерб работодателю.
Особенности трудовых договоров с сотрудниками ИП. Трудовые договоры с сотрудниками ИП имеют свои особенности. В таких договорах необходимо указать реквизиты ИП, стоимость услуги, период работы и другие условия, которые соответствуют деятельности ИП.
Кто в РФ может использовать упрощенный порядок учета кадров
Сразу следует отметить, что облегченная схема учета и делопроизводства в работе с персоналом доступна любому субъекту бизнеса, относящемуся на законных основаниях к категории микропредприятий. В юрисдикции РФ микропредприятиями принято считать небольшие коммерческие структуры (организации, предприятия), а также физических лиц, официально зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей.
Специальный реестр, содержащий сведения о представителях малого и среднего бизнеса, в РФ уполномочена вести налоговая администрация (ФНС). В данном реестре присутствуют юридические лица (ООО) и индивидуальные предприниматели (ИП), которые соответствуют следующим требованиям:
- размер годовой выручки не превышает 120 (ста двадцати) миллионов рублей;
штатная численность – не более 15 человек; - доля участия государства – максимум 25%.
Если субъект предпринимательской деятельности попадает в этот реестр, он вправе перейти на облегченный порядок кадрового учета.
Для перехода на упрощенную систему кадрового делопроизводства и учета уполномоченному должностному лицу организации, присутствующей в вышеупомянутом реестре субъектов малого предпринимательства, следует издать приказ (распоряжение) о том, что предприятие (индивидуальный предприниматель) с определенной даты отказывается от применения прежде использовавшейся документации в сфере управления персоналом. Необходимо четко указать, что ранее действовавшие на предприятии кадровые регламенты (положения) отныне утрачивают свою юридическую силу. После этого можно ограничиться заключением с нанимаемыми на работу сотрудниками стандартных трудовых договоров.
Если субъект бизнеса официально зарегистрировался и начал деятельность после 01.01.2017, ему достаточно будет лишь оформить приказ о переходе на облегченный порядок ведения кадров, а об утрачивающих юридическую силу регламентах упоминать в этом случае не требуется.
Заполнение персональной карточки трудоустроенного сотрудника
Персональная карточка трудоустроенного лица заполняется работодателем и содержит подробную информацию о трудовой занятости конкретного работника в определенной организации:
- Общие сведения о трудоустроенном сотруднике.
- Данные о пребывании на воинском учете.
- Информация о принятии физического лица на работу и его перемещениях по должностям и структурным подразделениям в рамках организации.
- Аттестация работника.
- Повышение квалификации (ПК).
- Профессиональная переподготовка (ПП).
- Поощрения, награды, вознаграждения, почетные звания.
- Отпуска.
- Социальные льготы, дотации, субсидии от государства, на которые сотрудник вправе претендовать.
- Дополнительная (прочая) информация.
Увольнение (выбытие) сотрудника сопровождается закрытием его персональной карточки, что удостоверяется росписью работодателя с указанием должности, а также подписью работника, согласившегося со всеми сведениями, ранее внесенными в карточку.
Обязательные кадровые документы для ИП
Индивидуальный предприниматель начинает вести кадровый учет с момента, когда у него появляется первый наемный работник. В частности, ИП обязан заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на сотрудников трудовые книжки (на бумаге или электронно), заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права.
Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ и оформлять обязательные кадровые документы, перечень которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц.
На работодателей — индивидуальных предпринимателей, относящихся к категории микропредприятий, распространяются те же правила упрощенного кадрового учета по ст. 309.2 ТК РФ, что и на компании в данном статусе. То есть, они могут не принимать некоторые локальные акты, если соответствующие условия будут внесены в трудовые договоры сотрудников.
Таким образом, для ИП обязательными являются кадровые документы, приведенные нами в перечне для ООО. Поскольку кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-либо документов может повлечь наложение соответствующих штрафов. Как правило, специалисты по кадрам среди работников у предпринимателей встречаются редко – в таком случае ИП должен вести кадровый учет самостоятельно, либо поручить ведение кадровой документации кому-либо из сотрудников, или же обратиться за помощью к профессионалам, оказывающим такие услуги.
Кадровые документы для ИП
Вести кадровый учет
Ведение кадрового учета является важным аспектом деятельности индивидуального предпринимателя. Оно осуществляется с учетом требований гражданского законодательства Российской Федерации и норм, установленных в отношении отдельных видов деятельности.
ИП должен вести учет по предписанным формам и соблюдать правила и порядок внесения сведений в кадровые документы. Важно учитывать, что при упрощенной системе налогообложения микропредприятия могут самостоятельно вести кадровый учет.
Список обязательных кадровых документов для ИП
Перечень кадровых документов, которые должен иметь ИП:
- Трудовой договор или договор гражданско-правового характера.
- Приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении, отпуске, отказе от отпуска и т.д.
- Кадровые листы.
- Справки и пособия по социальному страхованию.
- Локальные акты по вопросам трудового коллективапо (положения, инструкции, распоряжения и др.).
- Сведения о заработной плате и выплате пособий.
- Отчетность по формам 1 и 2.
Документы должны быть заполнены с учетом всех требований и правил, установленных законодательством РФ. Кроме того, ИП должен учитывать особенности упрощенного делопроизводства и учета.
Порядок оформления кадровых документов в 2024 году
В 2024 году порядок оформления кадровых документов остается важной задачей для организаций. Комплект документов необходим для формирования и подтверждения личных данных сотрудников, а также для соблюдения требований законодательства.
При составлении кадровых документов в 2024 году следует учесть следующие требования и порядок их оформления:
- Трудовой договор: каждый сотрудник должен иметь заключенный трудовой договор с организацией, в котором указаны условия работы, должностные обязанности и прочие важные моменты. Договор должен быть составлен в письменной форме и подписан сторонами;
- Заявление на прием на работу: сотрудник предоставляет заявление о желании быть принятым на работу в организацию. Заявление может быть составлено в свободной форме, но должно содержать необходимую информацию о сотруднике, его контактных данных и желаемой должности;
- Личная карточка сотрудника: в кадровых документах необходимо иметь личную карточку сотрудника, где указаны его ФИО, дата рождения, место жительства и прочие личные данные. Карточка должна быть заполнена по установленной форме и содержать актуальную информацию;
- Трудовая книжка: каждому сотруднику в 2024 году должна быть выдана трудовая книжка. В ней фиксируются все изменения в рабочей жизни сотрудника, такие как периоды работы, переводы на другую должность, изменение заработной платы и т.д. Книжка должна быть оформлена в соответствии с требованиями трудового законодательства;
- Должностная инструкция: для каждой должности необходимо составить должностную инструкцию, где указываются основные обязанности и требования к сотруднику. Инструкция помогает установить ясные рамки работы и определить ответственность сотрудника;
- Дополнительные документы: в зависимости от требований и особенностей организации, могут потребоваться дополнительные документы. Например, это могут быть акты о приеме на работу, соглашения об использовании конфиденциальной информации и другие документы, которые регулируют права и обязанности сотрудников.
Обратите внимание, что оформление и составление кадровых документов должно проводиться с соблюдением всех требований законодательства. Ошибки и неправильное оформление могут привести к юридическим проблемам и штрафным санкциям. Поэтому рекомендуется обращаться за помощью к специалистам в области кадрового делопроизводства для гарантированного соблюдения всех правил и требований.
Документы для увольнения
При увольнении работника необходимо оформить определенный набор документов для правильного завершения рабочего процесса и подтверждения итогов отношений между работником и работодателем.
Список документов для увольнения может варьироваться в зависимости от законодательства страны проживания и внутренних правил компании. Однако, основными документами обычно являются:
- Заявление на увольнение — письменное заявление работника о его намерении покинуть компанию.
- Трудовой договор — документ, регулирующий трудовые отношения между работником и работодателем.
- Приказ об увольнении — документ, выдаваемый работодателем для официального объявления о увольнении работника.
- Трудовая книжка — документ, содержащий информацию о трудовой деятельности работника, включая записи о предыдущих местах работы и увольнениях.
- Свидетельство о последнем месте работы — документ, выдаваемый работодателем работнику при его увольнении, подтверждающий его статус и опыт работы.
- Расчетный лист — документ, содержащий информацию о выплате заработной платы работнику за отработанный период.
Важно отметить, что при увольнении могут потребоваться дополнительные документы, связанные с учетом рабочего времени, выплатой компенсаций или оставшимися материальными ценностями компании.
Работник должен своевременно предоставить все необходимые документы для увольнения работодателю, а также получить подтверждение их получения. Это поможет избежать недоразумений и проблемных ситуаций в будущем.
Новые положения о конфиденциальности
С 1 января 2024 года в сфере кадрового делопроизводства вступают в силу новые положения о конфиденциальности. Данные изменения направлены на защиту персональных данных сотрудников и обеспечение их конфиденциальности.
Согласно новым правилам, работодатели обязаны разработать и внедрить процедуры по обеспечению конфиденциальности личной информации сотрудников. Эти процедуры должны предусматривать меры по защите данных от несанкционированного доступа, утраты или уничтожения.
Кроме того, работодатели должны информировать сотрудников о целях их персональной информации, которая будет собираться и использоваться в процессе кадрового делопроизводства. Работник должен дать согласие на обработку и использование своих персональных данных.
| Персональные данные сотрудника | Цель сбора | Согласие работника |
|---|---|---|
| Фамилия, имя, отчество | Оформление трудового договора | Да |
| Адрес проживания | Регистрация в системе обязательного медицинского страхования | Да |
| Номер паспорта | Оформление и предоставление отчетности в налоговые органы | Да |
Нарушение правил конфиденциальности может повлечь за собой серьезные последствия для работодателя, включая административные и гражданско-правовые санкции. Поэтому следует уделить особое внимание разработке и реализации соответствующих политик и процедур в сфере кадрового делопроизводства.
Четко регламентированного перечня документов, которые необходимо вести в рамках кадрового учета, нет, поскольку у каждого ИП разные условия труда, сферы местности, деятельности, а также личные предпочтения. К обязательным стоит отнести трудовую книжку, правила внутреннего трудового распорядка и трудовой договор. Также в список обязательных документов входят следующие:
Если оформление конкретной документации не регламентирует унифицированная форма, допускается произвольное заполнение данных. Кадровый учет у ИП с наемными работниками предполагает внесение соответствующих записей в трудовую книжку и постановление официального приказа о найме сотрудника. Если гражданин устраивается на работу впервые, трудовой книжки при нем может не быть, но ИП обязан ее предоставить, заполнить, организовать ее хранение и учет. До недавнего времени ИП не был обязан вести трудовую книжку сотрудника, и на тот момент наблюдалось явное ущемление прав работника.