Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сколько хранить документы после закрытия ИП?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Пока срок хранения документов не истёк, их может запросить налоговая инспекция. Если вы уничтожите первичные документы, счета-фактуры, регистры бухгалтерского и налогового учёта раньше срока — показывать налоговой будет нечего. За это штрафуют.
Ответственность за неправильное хранение
Документы об аттестации, повышении квалификации и переподготовке, независимой оценке квалификации
| ВИД ДОКУМЕНТА | СРОК ХРАНЕНИЯ | ПРИМЕЧАНИЕ |
| Квалификационные требования, профессиональные стандарты: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Типовые дополнительные профессиональные программы: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки: | – | |
| а) по месту утверждения; | 5 лет | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Учебные планы, задания | 5 лет | – |
| Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке: | – | |
| а) по месту разработки; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий | 5 лет | – |
| Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 1 год | – |
| Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников: | – | |
| а) по месту утверждения; | 5 лет | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников | 5 лет | – |
| Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников | 5 лет | – |
| Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним | 10 лет | – |
| Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении | 5 лет | – |
| Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам | 5 лет | – |
| Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности | 5 лет | – |
| Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов | 50 лет | – |
| Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов | 1 год | – |
| Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации | 5 лет | – |
| Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 3 года | – |
| Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 1 год | – |
| Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации | 1 год | – |
| Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам | 5 лет | – |
| Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся | 5 лет | – |
| Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации | 3 года | – |
| Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации | 3 года | – |
Если документы потеряны или испорчены
Если документы оказались потерянными, их срочно нужно восстанавливать. С документами вроде актов и накладных всё проще. Их можно запросить на повтор у контрагентов.
А вот если речь идёт об утрате учётных документов, то ситуация становится сложнее. Вам потребуется назначить расследование с указанием причины (если такая имеется) — потом, кража, пожар и т.д. Расследование ведёт соответствующая служба, к которой конкретный документ относится. После расследования, создаётся акт, который переходит в налоговое ведомство, где и обозначают сроки восстановления утраченных документов.
Что касается регистрационных документов, то их вы можете запрашивать в ФНС. Заявление на восстановление или выдачу дубликата пишется отдельно для каждого документа. Госпошлина составляет триста рублей.
Те документы, у которых уже прошёл установленный срок хранения можно утилизировать. Это делается с помощью специального оборудования — шредеров, либо же путём сжигания. Относитесь к этому внимательно и случайно не сожгите лишнее — например ещё действующие документы.
Юридическое лицо ликвидируется, а документы нет
Ликвидация предприятия не предполагает уничтожения его документов. Если у предприятия не было специального договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России (а у большинства частных коммерческих обществ его нет), государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества.
Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим, если ликвидация осуществляется в форме банкротства.
Получается, что документы бухгалтерского учета должен хранить у себя ликвидатор (или управляющий) в течение 4 лет после исключения общества из реестра за свой счет. Совершенно очевидно, что практически все ликвидаторы частных коммерческих предприятий этого требования не соблюдают, и после ликвидации бухгалтерские документы уничтожаются.
Сроки хранения документов ИП
Все налогоплательщики сталкиваются с необходимостью хранить документы вне зависимости от применяемого ими режима налогообложения (ОСНО, УСН, ЕСХН и др.) или организационно-правовой формы (АО, ООО, ФГУП и т. д.). Нет исключений и для индивидуальных предпринимателей.
Даже если ИП работает один и у него отсутствует большая часть административно-хозяйственных, кадровых и иных распорядительных документов, а применение упрощенки с объектом «доходы» превращает первичку по расходам в макулатуру (обосновывать затраты нет необходимости), обязанность по сохранению определенных видов документации остается.
Например, такой документ, как книга учета доходов, в которой бизнесмен отражает полученную выручку и на основе которой производит расчет УСН-налога, Налоговым кодексом запрещено ликвидировать в течение 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а перечнем Росархива (с 18.02.2020) в течение 5 лет. При несовпадении сроков хранения в разных НПА нужно ориентироваться на больший. Однако с 17.03.2021 такое несовпадение сроков устранено, так как благодаря поправкам в ст. 23 и 24 НК РФ увеличены сроки хранения налогоплательщиками и налоговыми агентами данных бухгалтерского и налогового учета и документов, связанных с расчетом и уплатой налогов. Сохранять их потребуется в течение 5 лет вместо 4.
Что такое первичные документы?
Факт перехода права собственности на товар от одной компании к другой или к физлицу подтверждается специальным документом. Такой документ называется «первичным», потому что он подтверждает, что вы действительно купили/продали товар или оказали услугу — это исходный момент при расчёте налогов.
Многие предприниматели привыкли считать, что у них есть расходы, если они заплатили с расчётного счёта. Но для налоговой это не так: по закону расходы у вас появляются не тогда, когда вы отправили деньги, а тогда, когда подписали с поставщиком соответствующий акт.
Поэтому бухгалтеру и нужны от предпринимателя первичные документы, или «закрывашки». Они важны и для налогов, и для отчётности. Особенно важны те, которые подтверждают расходы. Обычно, чем их больше, тем меньше налог.
Ответы на распространенные вопросы
1.Вопрос №1:
Есть ли необходимость индивидуальному предпринимателю хранить документы?
Ответ:
Да, предприниматель должен наряду с юридическими лицами хранить свою документацию, поскольку в случае возникновения каких-либо судебных дел либо налоговой проверки потребуется предоставление тех или иных бумаг, если предприниматель на тот момент прекратил свою деятельность, нужно обращаться в архив.
2.Вопрос №2:
Какой срок давности по проверкам для закрытых предпринимателей?
Ответ:
Проверить индивидуального предпринимателя могут в течении четырех лет, однако если назначить после этого новое дело, то сроки могут сдвигаться и на более длинные промежутки времени.
О длительности хранения документов
Для того чтобы определить, сколько хранить документы ИП, нужно знать к какому типу документации они относятся.
У каждой фирмы есть перечень типовых документов для архивации. За время деятельности ИП их может накопиться очень много. Связаны они в основном с предписаниями государственных органов, которые контролируют коммерческую деятельность.
Текущая документация тоже имеет свойство накапливаться каждый день. Одна часть документов связана с трудовыми и кадровыми отношениями, другая часть – с различными видами отчетности.
Основной документ, касающийся регулирования всех видов деятельности компании, был утвержден в 2010 году. С тех пор к нему вносились лишь несколько поправок в вопросах архивации документов. Начинающие предприниматели нередко задаются вопросом, к чему столько проблем с архивацией и нужна ли она.
КАДРОВАЯ документация
Сроки, в течение которых хранят документацию по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. И перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г. N 236. Началом хранения считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили. (Абзац 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г. N 236).
Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет. Если они созданы до 2003 года. Если указанные бумаги созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.
Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет. Если они созданы до 2003 года. Или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. Любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой. Нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания. ⭐ Статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.
Срок, в течение которого нужно хранить приказы. Подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено. Что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение бумаги. (Договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение. Акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их длительность хранения ограничивается сроком действия договора обучения. И одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.
В перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г. N 236, кроме документов по личному составу, поименованы. Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения.
Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный период хранения установлен и для графиков отпусков.
Табели учета рабочего времени храните пять лет. А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.
Сроки по ключевым документам ИП: текущие нормы
Документов, поименованных в Перечне приказа № 236 — огромное количество. Наиболее востребованными индивидуальным предпринимателем могут быть:
- Налоговые декларации и расчеты.
Текущий срок их хранения в соответствии с новыми правилами Росархива — 5 лет. При этом декларации ИП до 2002 года включительно хранятся 75 лет (п. 310 Перечня).
Отдельный срок установлен для Расчетов по страховым взносам — 75 лет по отчетам до 2003 года, 50 лет – по Расчетам за периоды с 2003 г. и позднее (п. 308 Перечня). При этом карточки учета выплат и страхвзносов должны храниться 6 лет (при отсутствии лицевых счетов и ведомостей по зарплате – также 75/50 лет).
Пятилетний срок применяется для справок 2-НДФЛ, а при отсутствии лицевых счетов, зарплатных ведомостей их хранят 75/50 лет (п. 312 Перечня).
Документация по информационному обмену с ИФНС хранится 6 лет, если она касается реструктуризации долгов, и 5 лет – в остальных случаях.
- Книга учета доходов и расходов на «упрощенке» (КУДиР).
Срок хранения документов ИП на УСН, а именно — КУДиР, по новым правилам составляет 5 лет (п. 318 Перечня).
- Счета-фактуры (составляемые как плательщиками НДС, так и неплательщиками в предусмотренных законом случаях).
Срок их хранения— 5 лет (п. 317 Перечня).
- Кадровые документы (если у ИП есть работники):
- трудовые договоры, должностные инструкции, личные дела – 75/50 лет;
- сведения о трудовой деятельности – 75/50 лет;
- приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года; об отпусках, командировках – 5 лет; о приеме, увольнении, переводе, совмещении – 75/50 лет;
- графики отпусков – 3 года;
- заявления о выдаче справок, документов о работе от работодателя — 1 год;
- журналы инструктажа по охране труда (ОТ) — 45 лет, по проверке знаний по ОТ – 5 лет;
- списки лиц, работающих на «вредном» производстве – 75/50 лет;
- согласия на обработку персональных данных – 3 года.
Безусловно, это не исчерпывающий перечень документации, которая может применяться в бизнесе: предпринимателю нужно внимательно изучить новый норматив от Росархива и определить, какие документы, поименованные там, он использует на практике.
В соответствии с приказом № 237, все сроки, отраженные в приказе № 236, исчисляются с 1 января года, что идет за тем, в котором они были закончены делопроизводством (осуществлено их подписание, завершено их ведение). Это значит, что, например, КУДиР при УСН за 2020 год должна храниться в течение 2021-2025 годов.
Что касается сроков, закрепленных в НК РФ, то основной из них приведен в подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ — 4 года для любых документов, содержащих данные бухгалтерского или налогового учета. На них следует ориентироваться, определяя на любом налоговом режиме сроки хранения документов ИП — на ЕНВД, на «упрощенке», на ОСНО.
Вместе с тем, ИП необходимо хранить:
- не менее 6 лет — документы по страховым взносам (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ);
- не менее 4 лет — документы по обучению и оценке квалификации работников (подп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ);
- документы по убыткам — в течение всего срока, когда ИП на ЕСХН или УСН 15% использовал право на уменьшение налоговой базы на сумму ранее полученного убытка (п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6 НК РФ).
Срок хранения документов ИП: основные нормативы
С 18 февраля 2020 года основной нормативный акт, устанавливающий сроки хранения документов хозяйствующими субъектами (как ИП, так и юридическими лицами) — приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Он заменил приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558, которые до этого применялся долгое время. Кроме того, сроки хранения многих документов регулируются также положениями НК РФ — в частности, статьей 23 Кодекса, а также законодательством о бухгалтерском учете.
Так или иначе, приказ № 236 и НК РФ — основные нормативные акты, определяющие то, каков срок хранения первичных документов ИП, бухгалтерской и кадровой документации предпринимателя. Отметим, что отдельным приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, введена инструкция по практическому применению нормативов, утвержденных в отношении различных документов приказом № 236.
Рассмотрим, какие актуальные сроки по хранению ключевых документов ИП как хозяйствующего субъекта установлены действующим законодательством (в том числе новым нормативным актом от Росархива).
Как избежать налоговой проверки при закрытии ИП
Для тех, кто хочет закрыться без нежелательного общения с проверяющими, мы подготовили несколько советов. Они помогут избежать ненужной выездной проверки.
Итак, что надо сделать при принятии решения прекратить свой бизнес?
- Последовательно уменьшать обороты, в итоге свести их к нулю.
- Закрыть дебиторскую/кредиторскую задолженности.
- Уволить сотрудников, провести все окончательные взаиморасчеты с ними, убедиться, что все кадровые документы в наличии и правильно оформлены.
- Провести сверку со всеми госорганами и убедиться, что у ИП нет долгов по налогам, пеням и штрафам, а также сдана вся необходимая отчетность.
- При наличии кассового аппарата снять его с учета.
- Закрыть банковский расчетный счет.
- Привести всю бухгалтерскую документацию в порядок.
#Советы 1С-WiseAdvice
-
ИФНС имеет право произвести выездную проверку в течение 3 лет после закрытия ИП, поэтому нельзя уничтожать сразу все документы.
-
Не только ИФНС имеет право провести проверку и взыскать налоги с уже закрывшегося ИП, но и у бывшего индивидуального предпринимателя есть право вернуть себе переплаченные налоги и взносы на протяжении трех лет с момента закрытия бизнеса, если срок давности по переплаченным налогам не прошел. Обязательно пользуйтесь этим правом!
-
Российское законодательство позволяет закрыться со всеми долгами в бюджетные и внебюджетные фонды, но обязанность по их уплате перейдет на бывшего предпринимателя как на физическое лицо. На сумму долга будут накручиваться пени. Не тяните – погасите долги!
Штрафы за отсутствующие документы
| Кто требует | Размер штрафа |
|---|---|
| ИФНС | От 300 руб. до 500 руб. согласно части 1 статьи 15.6 КоАП РФ, а также 200 руб. по статье 126 НК РФ за каждый документ |
| ФСС | От 300 руб. до 500 руб. (п. 3 и 4 ст. 15.33 КоАП РФ) |
| Трудинспекция | От 1 000 руб. до 5 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) |
| Росалькогольрегулирование | От 20 000 руб. до 40 000 руб. (ст. 14.16 КоАП РФ) |
Срок хранения документов ИП: основные нормативы
С 18 февраля 2021 года основной нормативный акт, устанавливающий сроки хранения документов хозяйствующими субъектами (как ИП, так и юридическими лицами) — приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Он заменил приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558, которые до этого применялся долгое время. Кроме того, сроки хранения многих документов регулируются также положениями НК РФ — в частности, статьей 23 Кодекса, а также законодательством о бухгалтерском учете.
Так или иначе, приказ № 236 и НК РФ — основные нормативные акты, определяющие то, каков срок хранения первичных документов ИП, бухгалтерской и кадровой документации предпринимателя. Отметим, что отдельным приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, введена инструкция по практическому применению нормативов, утвержденных в отношении различных документов приказом № 236.
Юридическое лицо ликвидируется, а документы нет
Ликвидация предприятия не предполагает уничтожения его документов. Если у предприятия не было специального договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России (а у большинства частных коммерческих обществ его нет), государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества.
Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим, если ликвидация осуществляется в форме банкротства.
Получается, что документы бухгалтерского учета должен хранить у себя ликвидатор (или управляющий) в течение 4 лет после исключения общества из реестра за свой счет. Совершенно очевидно, что практически все ликвидаторы частных коммерческих предприятий этого требования не соблюдают, и после ликвидации бухгалтерские документы уничтожаются.