Что такое адаптация персонала и как она происходит

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое адаптация персонала и как она происходит». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Почти все сотрудники испытывают на новом месте одни и те же проблемы. В первую очередь они страдают из-за психологического дискомфорта от требований даже очень лояльного руководства (просто за счет того, что они им в новинку), боятся проявлять себя и привлекать лишнее внимание. Новички часто ощущают себя не на своем месте, из-за чего дистанцируются от коллег, а иногда даже задумываются об уходе еще до окончания испытательного срока.

Основные проблемы новых сотрудников

Среди наиболее частых проблем новых сотрудников можно выделить:

• недостаток навыков самоорганизации;
• слабый уровень адаптации к новой среде;
• стеснение при общении с коллегами и руководителями;
• отсутствие практических навыков или недостаточный уровень компетентности.

Затруднять процесс адаптации могут и субъективные переживания:

• неуверенность в собственных силах;
• боязнь допустить простую ошибку, показаться коллегам непрофессионалом;

• страх не понравиться руководству или другим сотрудникам, стать изгоем в коллективе;
• опасение потерять работу, грубо нарушить правила компании;
• нежелание сближаться с командой, эмоциональная отстраненность.

Для чего нужна адаптация персонала

Адаптация требуется для создания максимально комфортных условий работы. Она подразумевает целый комплекс процедур, направленных на устранение различного рода сложностей при вхождении нового человека в коллектив.

Адаптация:

• Повышает уверенность в себе.

  Человек лучше работает, если знает, что может получить совет у коллег, воспользоваться их поддержкой.

• Позволяет проявить свои способности.

  Отсутствие строгих рамок и ограничений, а также поддержка со стороны коллег и начальства позволяет каждому сотруднику проявить все свои лучшие стороны. Он может усовершенствовать имеющиеся технологии и предложить новые, разработать эффективные методики увеличения клиентской базы и т. д.

• Помогает компании получить максимальную прибыль.

  В слаженном коллективе всё работает как швейцарские часы — без перебоев и сложностей. Взаимопомощь в таких ситуациях — основа трудовой деятельности, ведь каждый сотрудник стремится помочь друг другу, чтобы достичь наилучшего результата.

• Эффективно борется со сложностями взаимодействия с персоналом.

  В большинстве случаев HR выбирает такие методы адаптации, при которых каждый специалист находит свою работу вторым домом, в котором его понимает каждый. В этом и заключается особенность трудовой деятельности управляющего персоналом.

Цели адаптации персонала можно сформулировать следующим образом:

• Грамотное распределение рабочей силы с учетом компетенций и профессионализма работников. Это позволяет компании повышать качество продукции и услуг, занять новые позиции на рынке, обойти конкурентов.

• Минимизация возможности появления психологической травмы. При проведении правильной адаптации люди не будут испытывать психологические проблемы, а эйчар сможет исключить всевозможные неприятные последствия в виде психосоматических нарушений, которые прямо или косвенно будут влиять на работоспособность.

• Возможность сформировать кадровый резерв. Специалисты, хорошо справляющиеся с поставленной перед ними задачей, могут претендовать на продвижение по карьерной лестнице, повышение в должности, увеличение дохода.

Это лишь основные моменты, которые следует учитывать при подготовке и проведении адаптации. Важно помнить, что система или программа реализации должна быть подготовлена лучшим образом. Только так навык персонала будет раскрыт в полной мере, а компания сможет достичь лучшего результата.

Инструменты адаптации персонала

Наставничество, баддинг, шеддуинг приветственные встречи. Все эти методы при грамотном подходе дают хороший эффект. Но в дополнение к ним можно использовать следующие инструменты адаптации персонала:

1. Онбординг-план. Он содержит перечень всех запланированных мероприятий на ближайшие месяцы, задачи на период испытательного срока, расписание онлайн и офлайн встреч.

2. Доступ к корпоративному порталу. На сайте можно ознакомиться с общей информацией о деятельности работодателя, топ-менеджменте, организационной структуре, стратегии на рынке и т. д.

3. Мессенджеры, чат-боты, видеоконференции. С их помощью можно делиться идеями, быстро распространять среди сотрудников необходимую информацию, запрашивать советы, проводить совещания в удаленном формате.

4. Welcome-box. Новичкам можно вручать небольшие корпоративные подарки: блокноты, наборы ручек, бейсболки, зонты и т. д.

5. Тимбилдинги. Это может быть и совместный поход, и соревнования, и тренинги самой разной направленности.

Цели трудовой адаптации

Если в вашей организации поставили себе задачу воплотить в жизнь грамотную программу по адаптации персонала, нужно для начала четко уяснить себе ее цели. В их качестве, как правило, выступают:

• снижение потерь эффективности «на старте» (пока сотрудник плохо подготовлен к выполнению своих обязанностей, качество его работы значительно меньше, на него нужно дополнительно тратить время и иногда финансы);
• уменьшение тревожности и психологического дискомфорта (это не только помогает уменьшить «текучку кадров», но и значительно влияют на качество работы);
• экономия временных ресурсов (если в организации действует отлаженная программа адаптации, руководителю и коллегам не придется тратить времени на неупорядоченные объяснения с новым сотрудником);
• развитие хорошего отношения к новому месту работы (когда персонал ощущает заботу, он и трудится эффективнее).

Ориентационная программа

Самые действенные меры по помощи в адаптации сотрудника можно предпринять на этапе выбора курса или ориентации на новом месте. Эта деятельность находится в компетенции непосредственного руководства нового работника. Он вправе возложить ее на менеджера по управлению персоналу или перепоручить другим специалистам, но ответственность все равно лежит именно на плечах ближайшего начальника. Многие ограничиваются обязательным по Трудовому Кодексу первичным инструктажем. Однако, для повышения эффективности программы адаптации можно предусмотреть более расширенные пути ее реализации. В процессе адаптационной помощи эффективными будут следующие мероприятия.

1. Общее знакомство с предприятием. Его может провести начальник или кадровый служащий на занятии, лекции, в ходе беседы или экскурсии. В программу ознакомления должны войти такие вопросы:
   • цель и главные стремления фирмы;
   • требования, нормы и принятые традиции;
   • целевая аудитория (потребители продукции фирмы);
   • направления деятельности предприятия;
   • ее структурные подразделения и связи между ними;
   • иерархия (управленческая «лестница» ).
2. Политика управления в организации. Сотрудник должен понять, как именно функционирует структура, в которую он попал. Для этого ему необходимо будет объяснить:
   • принципы подбора персонала;
   • дисциплинарные моменты;
   • как организовано повышение квалификации и обучение сотрудников;
   • рабочий режим;
   • особенности работы с документацией и другие нюансы.
3. Финансовые вопросы. Любого работника волнует мотивационная составляющая его дейтельности. Поэтому лучше, чтобы у него не оставалось неясностей по поводу:
   • размера оплаты его труда;
   • составных частей зарплаты (оклада, премии, налогов, вычетов и пр);
   • факторов, могущих повлиять на денежное вознаграждение (депремирование, возможное увеличение оклада и др.);
   • оплаты сверхурочных, командировок, работы в выходные и праздники и т.д.
4. Пакет льгот. Сотруднику необходимо разъяснить, на какие социальные перспективы он имеет право, трудясь в данной организации, например:
   • оплата профильного обучения;
   • медобслуживание (иногда и для членов семьи);
   • пособия и помощь в случае травм, болезни, ухода на пенсию и т.п.;
   • отношение к возможному материнству;
   • другие моменты, например, проезд на работу, питание, дополнительные услуги.
5. Техника безопасности – обязательный режимный момент мероприятий по охране труда и обеспечении его безопасных условий. Даже если пропущены все другие пункты, этим пренебречь запрещает Закон.
6. Знакомство с подразделением. Более глубокий этап адаптации, помогающий сотруднику непосредственно включиться в жизнь своего структурного подразделения. Помочь осуществить этот процесс может руководитель структурного звена или назначенный им куратор-наставник, а облегчить его – период стажировки. На этом этапе стоит затронуть такие моменты:
   • детальное руководство к действиям по своим непосредственным обязанностям;
   • озвучивание ожиданий и требуемых результатов;
   • порядок контроля работы и/или предоставления отчетности;
   • режим работы подразделения;
   • всевозможные стандарты, требования, предписания, запреты, касающиеся непосредственной деятельности;
   • представление коллективу структурного подразделения.

Важно разделять подходы к первичной и вторичной адаптации: разным будет затраченное время, круг вопросов и степень их освещения, используемые методы.

Адаптация новых сотрудников в организации обычно проходит в четыре этапа:

1 этап: оценка уровня подготовки новичка. Помогает понять, какой у человека опыт в работе или на определенной должности, чтобы под него составить программу адаптации.

2 этап: ознакомление. Новичок знакомится с порядками компании, за время испытательного срока понимает особенности целей и задач организации, решает, соответствует ли ее корпоративная культура его ожиданиям, можно ли здесь сделать карьеру. Руководство тоже изучает новенького со всех сторон, чтобы принять окончательное решение — брать его официально в свои ряды или же подыскать кого-то другого.

3 этап: приспособление. На этот этап уходит от 1 до 12 месяцев. Все зависит от специфики работы, должности, уровня ответственности и помощи, которую оказывают коллеги. На стадии приспособления человек полностью вливается в коллектив и уверенно делает свою работу.

Это интересно! По статистике, человеку той или иной должности требуется определенное время на адаптацию. Например, руководители приспосабливаются к новому рабочему месту примерно за 80 дней. Офисным менеджерам нужно до 50 дней. Кладовщики привыкают 27-30 дней. При этом, судя по недавнему исследованию компании «Экопси», в большинстве организаций программа адаптации длится 3 месяца независимо от категории сотрудника.

4 этап: ассимиляция. Новый сотрудник отлично себя чувствует в коллективе, четко знает свою роль, на все 100% отдается работе, умеет принимать решения без руководства и наставников, фильтрует важные задачи и те, которые подождут. Адаптация закончена, начинается полноценная работа.

«Первичная оценка новичка проходит еще на этапе собеседования, – отмечает Дарья Мостокалова. – В первые дни работы сотрудника мы составляем план, по которому новый коллега будет знакомиться с компанией. В нем выделяется несколько блоков, которые необходимо освоить, при этом за каждый из блоков могут отвечать разные сотрудники. Таким образом, оценка новичка, ознакомление, приспособление, ассимиляция происходят параллельно и проходят под чутким контролем наставника, HR и других коллег».

Методы адаптации персонала

Методы профессиональной и корпоративной адаптации персонала варьируются в зависимости от должности, особенностей бизнес-процессов и уровня квалификации сотрудника. На практике многие компании разделают методы адаптации для:

• молодых сотрудников и выпускников;
• сотрудников на позиции массового подбора;
• высококвалифицированных специалистов;
• менеджеров руководящего звена.

Комплексы мероприятий и затраты на адаптацию этих категорий будут сильно отличаться. Наиболее распространенные и часто практикуемые методы адаптации квалифицированного персонала включают в себя:

• различные вводные и командные тренинги;
• тренинги на освоение моделей поведения;
• инструктаж в подразделениях;
• регулярные совещания с линейным руководителем;
• план работ и заданий на испытательный срок;
• онлайн обучение через интернет-сайт;
• наставничество и систему “приятелей”
• неформальные кофе-брейки и совместное времяпровождение с коллективом.

Виды и методы адаптации

Выделяют три основных вида адаптации:

• организационная — сотрудника знакомят с порядком и правилами компании, командой в отделе, другими специалистами, с кем придется взаимодействовать;

• психологическая, социальная — в рамках этой адаптации HR-специалист или руководитель мониторит уровень удовлетворенности работой, выявляет возможные проблемы с мотивацией и взаимоотношениями с коллегами, причины этих проблем;

• профессиональная, производственная — сотруднику очерчивают зону ответственности, обозначают приоритетные задачи и пути развития; новичок должен понимать, что ему нужно сделать, чтобы пройти испытательный срок.

Методы адаптации могут и должны применяться в комплексе. Примеры методов:

1. Экскурсия. Новому сотруднику показывают офис, производственные площадки, розничные магазины, склад, при необходимости организуют командировку в филиал в другом городе. Благодаря этому новичок узнает специфику деятельности компании, обучается лучше понимать продукт, бизнес-процессы, работу команды.

2. Наставничество. К сотруднику прикрепляют более опытного или старшего коллегу, который отвечает на рабочие вопросы, подсказывает, как решать трудные задачи. В небольших организациях функцию наставника берет на себя руководитель.

3. Беседа. Это личная встреча сотрудника с руководителем или HR-менеджером, в ходе которой новичок может задать вопросы, высказать опасения или предложения, обсудить результат.

4. Тренинги, вебинары. Новый сотрудник проходит обучающие мероприятия, знакомится с продуктами компании и спецификой работы с ними. Усваивает правила взаимодействия с клиентами, партнерами.

5. Опросы, анкетирование. Новичок дает обратную связь с помощью автоматизированных опросников. После их анализируют HR-специалист и руководитель.

Как ускорить адаптацию новых сотрудников

Для интенсивного и результативного погружения в работу нужно, чтобы была выстроенная система адаптации и взаимодействия с новым сотрудником.

Существует несколько классификаций видов адаптации, но мы заострим внимание на тех, что используются чаще всего.

• Первичная адаптация – когда речь идет о сотрудниках, которые только приступают к выполнению рабочих обязанностей по профессии и тех, у кого в резюме наблюдается длительный перерыв в работе. В качестве примера приведем студента, обучающегося по специальности «Юриспруденция», который хочет устроиться в адвокатскую коллегию.
• Вторичная адаптация – адаптация новичков, которые начали работать в компании в связи с переходом от одного работодателя к другому. Хорошим примером будет переход топ-менеджера из одной организации в другую.

Более широкая классификация видов адаптации, которую мы приведем ниже, поможет сформировать грамотный план адаптации для нового сотрудника. Важно учесть все нюансы, составляя карту адаптации.

Адаптация может быть:

• Социальная.

Подразумевается ознакомление с корпоративной культурой, знакомство с коллегами и приспособление к новому коллективу.

• Организационная.

Предполагает знакомство со структурой компании.

• Производственная.

Позволяет специалисту адаптироваться в производственной среде и ознакомиться с ПО и техникой, используемой в организации.

• Профессиональная.

Дает человеку возможность приобрести новые навыки и составить примерный карьерный трек для достижения долгосрочных целей в рамках компании.

• Физиологическая.

Определяет границы нового объема работы, условий труда, графика.

• Экономическая.

Позволяет ознакомиться с системой финансового поощрения и наказания.

• Психологическая.

Виды адаптации новых сотрудников

Различают первичную и вторичную адаптацию новых сотрудников на рабочем месте (в зависимости от опыта). Первая форма подразумевает подготовку лиц, которые впервые выходят на место труда или утратили навыки коммуникации в коллективе. Это относится главным образом к выпускникам учебных заведений и женщинам при выходе из декретного отпуска. В обоих случаях адаптация может протекать достаточно тяжело.

Вторичная адаптация – мероприятия по интеграции в коллектив сотрудника, который ранее работал в другом месте и обладает определёнными коммуникативными навыками. Однако в новой организации свои требования, структура, обязанности по должности, поэтому подготовка все равно нужна.

Различают несколько видов адаптации в коллективе:

• Социальная. Знакомство с коллегами, усвоение принятых норм и правил поведения. Это помогает побороть чувство дискомфорта и стать в коллективе своим.
• Производственная. Сотрудник должен изучить должностной регламент, технологию производства, свои обязанности в бизнес-цикле.
• Профессиональная. Новый работник осваивает навыки и знания, необходимые для выполнения задач по должности, понять, каковы перспективы построения карьеры в данной компании.
• Физиологическая. Работник привыкает к новому режиму труда, нагрузке, для этого нередко приходится вносить изменения в собственный распорядок дня, отдыха, приема пищи и т. д.
• Психологическая. Включает формирование доброжелательных отношений с коллегами и руководством компании.
• Организационная. Включает усвоение новым сотрудником требований должностного регламента, своего места в структуре компании, субординации в коллективе.

Зачем необходима адаптация персонала в организации

Приступая к работе на предприятии, человек приобщается к традициям, осваивает новые модели поведения, примеряет социальные роли, увязывает свои личные цели с коллективными.

К моменту поступления на конкретную должность человек уже обладает системой ценностей, у него сложился свой собственный стиль поведения. С учётом этого у него есть свои запросы к организации труда на новом месте. Предприятие, со своей стороны, с учетом своих целей и задач, ставит перед работником свои требования. Работодатель заинтересован, чтобы новичок легко влился в команду и быстрее приступил к решению текущих производственных вопросов.

Адаптация работника в компании – это всегда процесс взаимной «притирки». С одной стороны, он приспосабливается к новой обстановке, обязанностям, сослуживцам. В то же время он сам влияет на существующие трудовые отношения и устоявшиеся межличностные связи. По окончании адаптационного процесса должны сформироваться взаимоотношения работодателя и трудоустроенного сотрудника, раскрывающие трудовой потенциал сотрудника и отвечающие интересам обеих сторон.

Период привыкания продолжается в среднем от пары недель до пары месяцев, и зависит от личных качеств работника, рода занятий, микроклимата в коллективе, от конкретной помощи новичку со стороны коллектива. Срок может быть значительно больше – так, по мнению американских экспертов, окончательная адаптация топ-менеджеров может растягиваться даже до полугода.

Службы по управлению персоналом разрабатывают действенные программы помощи. Их задача – упростить и сделать более коротким процесс включения сотрудника в сложную рабочую среду. В разработке адаптационных программ прямое участие принимают линейные руководители.

Основные «ступени» адаптации

Процесс адаптации проводится поэтапно:

• 1 этап — информационный. На этой стадии проводится оценка уровня знаний, подготовки сотрудника для выявления «проблемных» зон и разработки подходящей программы. Если работник имеет опыт работы на аналогичной должности, срок адаптации будет короче. Однако даже в этих условиях он неизбежно попадает в новую для него ситуацию, что побуждает его решать новые задачи, обусловленные производственными особенностями компании, выстраивать общение с сослуживцами, осваивать нормы и правила корпоративной этики и др.
• 2 этап — первичная ориентация на рабочем месте. Человек на практике знакомится с обязанностями и требованиями работодателя и как бы «прокладывает курс» в незнакомой среде новых обязательств. На этой стадии ему необходим инструктаж, наставничество, обучение на рабочем месте или просто непосредственная помощь коллег и руководства.
• 3 этап — включение в деятельность. После получения первичных навыков поведения на новом рабочем месте сотрудник приступает к «обкатке» их на практике. Он включается в производственную деятельность и межличностное общение. Первоначально он может ощущать неуверенность, напряжённость и, возможно, будет совершать ошибки, но с течением времени процесс будет проходить все легче. На этой стадии совершается «переломный момент» – у новичка получается преодолеть проблемы и перейти к стабильной работе, или он решает оставить попытки приспособиться к новой трудовой ситуации.
• 4 этап — свободное функционирование. Работник привыкает к своему статусу, уже способен полностью выполнять возложенные на него производственные функции. Он вливается в общение внутри коллектива и поддерживает коммуникацию с сослуживцами. При свободной адаптации этот этап обычно наступает в конце первого рабочего года, при использовании специальных программ срок сокращается до нескольких месяцев. Если адаптационный процесс не был успешным, заключительным этапом может быть увольнение.

Оценка уровня подготовки сотрудника

В целом этот этап дорабатывает то, что было сделано при подборе персонала.

Сначала анализируются результаты предыдущих текстов: насколько их достаточно для того, чтобы составить индивидуальную программу адаптации. Также это поможет определить, для каких функций лучше всего подойдет сотрудник. Допустим, его взяли менеджером по продажам в колл-центр, но при этом еще не определили, кем ему лучше работать: Хантером, Клоузером или Фермером.

Затем выбираются более продвинутые методы оценки:

• центры оценки персонала – кадровый аудит. Многие компании обращаются в такие центры, чтобы проверить уже действующих сотрудников. Их польза в том, что они оценивают по целому ряду критериев. Минус, конечно же, в деньгах;
• общие тесты способностей. Например, способность работать в коллективе. Или предрасположенность к обучению;
• личностные тесты. Они помогут определить психотип, темперамент человека и скажут менеджеру по продажам, с кем в команде ему будет лучше всего;
• профессиональные тесты.

Действенная адаптация

Этот этап занимает от нескольких месяцев до 1,5 лет – в зависимости от того, как к нему подготовился руководитель программы адаптации. В течение этого времени производительность нового сотрудника постепенно повышается и достигает уровня среднего работника отдела.

Между новичком и его руководителем с первого дня должна быть создана атмосфера доверия. Достигается это путем общения тет-а-тет, в ходе которого руководитель поддерживает новичка, спрашивает о проблемах и советует конкретные решения. Доверяя руководителю, сотрудник начнет доверять остальным сотрудникам и фирме в целом.

Также нужно подумать о путях индивидуальной мотивации. При этом необязательно мотивировать деньгами. Достаточно пригласить новичка на общее собрание и рассказать о его успехах – хотя выдумывать их тоже не стоит. Стоит также узнавать жизненные цели сотрудника и напоминать ему о том, что только упорной работой можно добиться их. Это может быть покупка машины или летняя поездка заграницу.

Когда между новичком и РОПом установилось доверие, следует перенести его на весь коллектив. Для этого очень важно подчеркивать равенство всех сотрудников там, где это только возможно. Например, в плане получения информации о положительных нововведениях в отделе и компании. Также отлично подойдут различные инструменты тимбилдинга.

Больше всего проблем возникнет со стопроцентными интровертами, которые без энтузиазма участвуют в мероприятиях коллектива. Они предпочитают замалчивать проблемы до тех пор, пока у начальника на столе не окажется заявление об увольнении. Поэтому руководителю нужно постоянно следить за психологическим состоянием таких людей.

В целом это отличный шанс подумать над укреплением корпоративных ценностей и изменением общей системы мотивации.

Похожие записи:

• Получение кадастрового паспорта на здание
• Пенсия в Москве в 2024 году для неработающих пенсионеров проживающих
• Можно ли квартиру купленную в ипотеку перевести в нежилое помещение