Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила ведения кассовой дисциплины в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Установленный Центробанком порядок ведения операций по кассе обязателен для всех организаций и предпринимателей, независимо от налогового режима, который они применяют. Рассмотрим основные правила ведения кассы и порядок бухучета операций с наличностью.
Мнимые расчёты. Это несуществующие операции, в том числе расчёты по несуществующим обязательствам, которых на самом деле не было.
Например, мы пробили по кассе продажу автомобиля, но деньги на самом деле не получили. Или получили, но автомобиль на самом деле не продали. Такие расчёты по кассе пробивать запрещено.
Притворные расчёты. Это операции, которые провели, чтобы прикрыть какие-то другие операции. Допустим, мы пробили продажу автомобиля через кассу, а на самом деле под видом автомобиля был самолёт.
По каким признакам и как именно будут определять притворность и мнимость, только предстоит определить налоговой. Какое будет наказание, тоже неясно. Ждём разъяснений.
Штрафы и наказания за нарушения кассовой дисциплины
Представим в виде таблицы, какие штрафы предусмотрены за нарушение кассовой дисциплины. В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ, нарушителей накажут:
|
Суть проступка |
Штрафы для должностных лиц и ИП |
Штрафы для юрлиц |
Штрафы для СМП |
|---|---|---|---|
|
За нарушения кассовой дисциплины (указания 3210-У): |
|||
|
От 4000 до 5000 рублей. |
От 40 000 до 50 000 рублей. |
За нарушение, допущенное впервые, — предупреждение. За повторный проступок — штраф, в зависимости от правового статуса СМП. |
|
Нарушение порядка ведения онлайн-касс (закон № 54-ФЗ): |
|||
|
Прием наличной выручки мимо онлайн-ККТ. |
От 25% до 50% суммы расчета без ККТ, но не менее 10 000 руб. |
От 75% до 100% суммы расчета без ККТ, но не менее 30 000 руб. |
Штраф могут заменить предупреждением, если проступок выявлен впервые. |
|
Повторное неприменение ККТ, если сумма выручки, проведенной мимо кассы, составила 1 миллион и более. |
Дисквалификация должностного лица от года до двух лет. Для ИП — приостановка деятельности до 90 суток. |
Приостановление деятельности организации на срок до 90 суток. |
Приостановка деятельности до 920 дней. |
|
Онлайн-касса не отвечает установленным требованиям либо нарушен порядок применения ККТ. |
Предупреждение или штраф от 1500 до 3000 рублей. |
Предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 рублей. |
Предупреждение или штраф. |
|
Документы, связанные с применением ККМ, не предоставлены в ФНС по запросу. |
|||
|
Чек или БСО не выдан покупателю. |
Предупреждение или административный штраф в размере 2000 руб. |
Предупреждение или административный штраф в размере 10 000 руб. |
Предупреждение или административный штраф в размере 10 000 руб. |
Кто и как проверяет ведение кассовой дисциплины?
Соблюдение требований и в частности кассовые документы проверяет ФНС. При их отсутствии или неправильном оформлении — штраф.
Основное внимание налоговые органы уделяют следующим нарушениям:
- Превышение лимитов расчетов наличными и остатка в кассе.
- Несоответствие фактических денежных остатков в кассе суммам, указанным в документах.
- Неполнота и несвоевременность оприходования выручки.
- Выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки.
Кассовая дисциплина для ИП и ЮЛ
Указания Центрального банка РФ распространяются на всех представителей бизнеса, будь то небольшое предприятия или крупная компания. Однако существуют некоторые отличия, которые мы рассмотрим далее.
Новые правила кассовой дисциплины 2019
Законодательство о кассовой дисциплине является довольно стабильным, в связи с чем новые правила утверждаются нечасто.
Тем не менее, в 2019 году вступят в силу некоторые изменения законодательства, в связи с чем станет больше частных предпринимателей, соблюдающих нормы 54-ФЗ в части использования KKM. Речь идет, в первую очередь, о предпринимателях на «вменёнке» и патенте, которые оказывают услуги населению и не привлекают для этого работников. С 1 июля 2019 года эта категория предпринимателей должна будет в обязательном порядке перейти на использование онлайн-касс.
Кроме того, с 08.03.2019 года вступило в силу новое правило — включать в чек дополнительный реквизит (если товар подлежит обязательной маркировке, в чеке необходимо указывать код товара).
В остальном правила работы с кассой остаются неизменными.
Ошибки и неточности при ведении кассы
Ни один начальник не застрахован от небрежной или некачественной работы бухгалтерии. Но иногда в нарушениях кассового порядка бывает повинно само руководство предприятия. Практика показывает, что существует несколько наиболее часто встречаемых нарушений по части кассовой дисциплины:
- отсутствие на предприятии контрольно-кассовой техники или работа с ней в обход установленного законом порядка, а также отсутствие товарных чеков или бланков строгой отчетности тогда, когда использование контрольно-кассовой машины не обязательно и может ими заменяться. Пренебрежение к соответствующему требованию закона довольно часто бывает спровоцировано руководством компании;
- полное либо частичное отсутствие в кассовой книге записей о проведении операций и оприходовании наличных средств. Данное нарушение обычно допускают лица, непосредственно занимающиеся ведением кассы и кассовой книги;
- превышение остатка наличных средств в кассе. Количество денежной налички в кассе регламентировано, и если оно больше максимально возможной суммы, то это также считается нарушением закона. Излишек наличных средств по концу рабочего дня должен сдаваться в банк для внесения на расчетный счет предприятия.
Автоматические расчёты
Приходные и расходные операции можно автоматизировать. Для этого нужно установить специальное оборудование. Принцип работы автоматов такой:
- Они принимают или выдают деньги самостоятельно, без участия человека.
- Изъятые средства передаются в кассу по ПКО.
- При загрузке средств «забирают» их из кассы на основании РКО.
Особенности проверок кассовой дисциплины в 2023 году
Главные бухгалтеры нередко сами осуществляют проверку ведения кассовых операций. При этом производится инвентаризация кассы с составлением инвентаризационного акта, выявляются проблемные участки учета операций с наличными.
В связи с последними изменениями в законодательстве:
– с 2022 и в 2023 году действует так называемый мораторий на ряд проверок – плановых и внеплановых, в том числе на плановые проверки работы налогоплательщиков с контрольно-кассовой техникой, с 01.07.2023 перечень оснований для проведения внеплановой проверки ККТ расширен и дополнен новыми индикаторами риска.
Так, ФНС обратит внимание и может назначить внеплановую проверку ККТ, если:
- отсутствуют выданные чеки у организации с зарегистрированной онлайн-кассой в течение 60 дней и более;
- в течение месяца доля корректировочных чеков и БСО превысит 30 %;
- в течение месяца доля чеков возврата наличных превысит 30 %.
Документальное оформление кассовых операций
Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (далее – ПКО (Форма № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88)), расходование денег из кассы – расходным кассовым ордером (далее – РКО (Форма № КО-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88)).
Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).
ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания, п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338 ).
Наличные деньги должны храниться в кассе только в пределах определенной суммы — кассового лимита. Это правило вправе не применять:
- малые предприятия и потребительские кооперативы;
- индивидуальные частные предприниматели.
Его рассчитывает сама организация и согласовывает с банковским учреждением, где открыт расчетный счет.
Лимит считают по формуле:
- СВ — сумма выручки за расчетный период (не более 92 рабочих дней);
- РП — расчетный период (не более 92 рабочих дней);
- СДВ — период между днями сдачи выручки (не более 14 дней).
Сверхлимитную наличность определяют по формуле:
Остаток наличных в конце рабочего дня
Лимит наличных, согласованный с банком
Остаток заработной платы, которая не была выдана
Наличные деньги сверх лимита
В отдельных ситуациях закон позволяет хранить деньги сверх лимитов, согласованных с банковским учреждением. Таких ситуаций две:
- В день выплаты заработной платы и других начислений по фонду оплаты труда. Наличие сверхлимитных средств допускается в течение 5 дней;
- Выходные и праздничные дни. Наличные деньги можно сдать в банк в первый рабочий день.
Контроль за соблюдением кассовой дисциплины
Для обеспечения соблюдения кассовой дисциплины в бюджетном учреждении необходимо проводить регулярный контроль за ведением кассовых операций. Контроль за соблюдением кассовой дисциплины включает в себя следующие этапы:
| Этап | Описание |
|---|---|
| Ежедневный контроль | Каждый день должен проводиться контроль за соответствием фактических кассовых операций записям в кассовом журнале и другим учетным документам. В случае выявления несоответствий, их необходимо немедленно исправить и указать причину возникновения. |
| Периодический контроль | Необходимо проводить периодический контроль за правильностью заполнения кассовых документов, актами приема-передачи денежных средств, а также за наличием всех необходимых подтверждающих документов. Данный контроль проводится на уровне руководителя учреждения или специалиста внутреннего финансового контроля. |
| Аудит | Регулярно проводится аудит кассовых операций, который позволяет выявить системные нарушения и несоответствия в ведении кассовых операций. Результаты аудита помогают выявить причины и устранить возможные риски в системе учета и управления денежными средствами. |
Контроль за соблюдением кассовой дисциплины является важной задачей в бюджетном учреждении и способствует эффективному и прозрачному ведению финансовых операций. Тщательный контроль и своевременное выявление нарушений помогут предотвратить возможные финансовые риски и сохранить финансовую устойчивость учреждения.
Автоматизация кассовых операций в бюджетном учреждении
В современных условиях развития информационных технологий крайне важно автоматизировать процессы, связанные с кассовыми операциями в бюджетных учреждениях. Такой подход позволит повысить эффективность и точность расчетов, сократить время на выполнение операций, а также минимизировать риск появления ошибок.
Одной из основных проблем, с которой сталкиваются кассиры, является необходимость ручного внесения данных о каждой операции в кассовый журнал. Это требует большого количества времени и увеличивает вероятность ошибок. Современные программные решения позволяют решить эту проблему. При использовании специальных кассовых программ все операции автоматически фиксируются, данные сохраняются в электронном виде, что позволяет значительно упростить работу кассира.
Кроме того, автоматизация кассовых операций позволяет осуществлять моментальный контроль за суммой денежных средств, находящихся в кассе. Современные программы позволяют автоматически пересчитывать остатки денежных средств при проведении каждой операции, что позволяет оперативно определить возникшие расхождения и своевременно принять меры по их устранению. Такой подход позволяет избежать финансовых потерь и обеспечивает финансовую безопасность бюджетного учреждения.
Актуальные бланки и образцы
Поскольку не все документы, которыми оформляются операции по наличным расчетам, были упразднены в связи с введением онлайн-касс, перечислим, какие кассовые документы отменили в 2020 году, а какие продолжают применяться. Так, к примеру, при наличных расчетах внутри учреждения придется формировать специальные бланки.
Ключевое назначение расчетов наличностью в учреждении — это выдача подотчетных денег. Например, из кассы выдается наличность на покупку материалов, командировочные расходы сотрудников и прочие выплаты. Оформление таких операций в кассе учреждения проводится особым образом.
Все расходные операции, то есть выбытие налички из кассы, оформляются расходным кассовым ордером.
Так, к примеру, следует оформить выдачу денег работнику учреждения.
Правила ведения и хранения документации
- Кассовые документы должны быть подписаны тремя лицами: кассиром, главным бухгалтером и руководителем.
- В обязательных кассовых документах, таких как ПКО, РКО и кассовая книга, требуются отсылки к счетам бухгалтерского учета. Это правило применимо только к юридическим лицам.
- Если в течение дня произошла хотя бы одна наличная операция, необходимо оформить кассовые документы.
- Если у вас нет электронного документооборота, но вы ведете документацию на компьютере или в системе учета, бумаги все равно необходимо распечатать и подписать вручную. При использовании электронной подписи печатный вариант не требуется.