Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательно ли 2024 предоставлять для отчётности кассовы чек с печатью». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Фискальными документами (ФД) называют бумаги, в которых фискальные данные (сформированные ККТ сведения о расчётах) представлены по утверждённой форме. Фискальные документы создаются с помощью онлайн-кассы и хранятся в фискальном накопителе. Сформированные ФД должны быть переданы в ФНС и, при необходимости, в систему маркировки и прослеживаемости товаров «Честный ЗНАК».
Виды фискальных документов
С помощью онлайн-кассы можно сформировать разные виды фискальных документов:
| Кассовый чек и бланк строгой отчётности (в том числе чек самозанятого) | Подтверждает оплату товара или услуги |
| Кассовый чек коррекции и БСО коррекции | Исправляет данные в обычном чеке или БСО |
| Отчёт об открытии смены | Подтверждает то, что кассир открыл смену |
| Отчёт о закрытии смены | Подтверждает то, что кассир закрыл смену не позднее, чем через 24 часа после её открытия. Заменил Z-отчёт |
| Отчёт о регистрации | Нужен для фискализации кассы и завершения её регистрации в ФНС |
| Отчёт об изменении параметров регистрации | Нужен для фискализации кассы при её перерегистрации в ФНС |
| Отчёт о закрытии фискального накопителя | Подтверждает то, что фискальный накопитель больше не используется |
| Отчёт о текущем состоянии расчётов | Информирует продавца о количестве сделок за смену и о том, сколько документов не было передано в ФНС. Заменил Х-отчёт |
| Подтверждение оператора о проверке ФД | Информирует продавца о том, что ОФД проверил фискальные документы |
| Запрос о коде маркировки и ответ на запрос | Применяются при проверке кода маркировки на товаре на подлинность |
| Уведомление о реализации маркированного товара и квитанция на уведомление | Нужны для передачи данных о продаже маркированной продукции в «Честный ЗНАК» |
Нужен ли Z-отчет на онлайн-кассе
Во времена использования кассовых аппаратов с ЭКЛЗ Z-отчет завершал смену и обнулял счетчики. Его данные кассир переносил в ф. КМ-6 (справку-отчет) и ф. КМ-4 (журнал кассира-операциониста). Нужен ли Z-отчет при онлайн-кассе?
С внедрением ККТ нового образца правила изменились. Z-отчет не формируется на онлайн-кассах. В современной интерпретации такого понятия не существует. Вместо него кассир формирует отчет о закрытии смены, который, в отличие от своего предшественника, не обнуляет данные, а «подводит итоги» по смене.
В письме № 03-01-15/3482 от 25.01.2017 Минфин поясняет: первичные формы документов для контроля за торговыми операциями утратили силу и необязательны к исполнению. Документы по формам КМ-6 и КМ-4 также больше не востребованы. Но на правовом уровне не запрещена привычная отчетность — в свободной форме и по желанию предпринимателя.
Отчет о текущем состоянии расчетов и Х-отчет на онлайн-кассе
В любой момент кассир может снять на онлайн-кассе отчет о текущем состоянии расчетов (не равнозначен Х-отчету). Он позволяет выяснить, какие фискальные документы и в каком количестве не поступили ОФД, время прекращения информационного обмена. Это важно, если фискальные данные ККТ не отправляла оператору дольше 30 дней. В таком случае касса блокируется, и для дальнейшей работы требуется подключение к интернету для выгрузки документов.
Отчет о текущем состоянии расчетов можно снимать много раз в течение смены. Он не обнуляет итоги, выполняет лишь информационную функцию. Его реквизиты представлены в табл. №№ 19, 57, 95 (в зависимости от используемого ФФД) Приказа.
Если QR-код отсутствует на чеке, как принять такие расходы?
Указанный QR-код — обязательный реквизит кассового чека (п.1 ст.4.7 закона № 54-ФЗ). Если он печатается, значит, онлайн-касса полностью соответствует требованиям закона. В данной ситуации не возникает вопроса о принятии в состав расходов суммы, подтвержденной правильным чеком.
Но бывают случаи, когда QR-код на чеке отсутствует. Минфин РФ разъясняет в своем письме № 03-03-06/1/78500 от 14.10.2019, что приложенные к авансовому отчету документы-подтверждения произведенных платежей, если оформлены с нарушением законодательства РФ, не подлежат включению в состав расходов при расчете налога на прибыль. Требование о соответствии документов, подтверждающих расходы, прописано в статье 252 НК РФ (п.1). По аналогии такие суммы не участвуют и в уменьшении налога при УСН (п.2 статьи 346.16 НК РФ).
Таким образом, кассовый чек без QR-кода не может быть использован для подтверждения произведенных расходов в налоговом учете. Причина — QR-код является обязательным реквизитом. И его отсутствие — нарушение законодательства РФ.
Если в кассовом чеке нет QR-кода, продавец рискует попасть под проверку налоговой инспекции (это не касается тех, кто временно или постоянно освобожден от применения ККТ). Причина — данный код является обязательным реквизитом для кассового чека. И любая онлайн-касса его должна печатать. Покупатель, используя такой кассовый чек, не сможет подтвердить для целей налогового учета сам факт расходов. В бухучете «неправильный» чек в составе авансового отчета может быть использован для отражения движения денег по счету 71. Что касается использования авансового отчета в качестве единственного основания для признания перечисленных в нем и подтвержденных «неправильными» чеками сумм в составе расходов — это спорный вопрос.
Товарный чек без кассового чека на 2022 год
- Наименование акта взаиморасчета. В верхней части документа по центру обязательно должно прописываться «ТОВАРНЫЙ ЧЕК».
- Номер чека. Даже если бланком не предусмотрен значок «№», каждый отрывной документ должен иметь свой индивидуальный номер. Так как потребитель при составлении авансового отчета в обязательном порядке должен ссылаться на порядковый номер бухгалтерского акта, согласно которому приобретался товар. Нумерация документа может начинаться с начала отчетного периода, или с начала каждого дня, месяца, квартала, года.
- Дата формирования. Указывается день взаиморасчета за реализованную продукцию или услугу. Месяц желательно прописывать буквами.
- Полное название организации или предприятия. В которое должны входить идентификационный номер, полная информация о собственнике, или учредителя, фактический и юридический адрес, и контактные данные (электронная почта, телефон). В случае если полное наименование ИП не вмещается в приобретенный бланк, то необходимо самостоятельно или с помощью типографии разработать и распечатать подходящие формы документа.
- Количество и наименование реализованных товаров или оказанных услуг/работ. При этом необходимо расшифровывать каждый продукт по отдельности, а его количество проставлять цифрами.
- Стоимость единицы продукта/услуги. Отображается цифрами напротив каждого наименования товара. Данное число должно разделяться запятой, где первые числа обозначают рубли, а последующие копейки. Если копейки отсутствуют в цене, то после запятой ставятся два нуля.
- Общая стоимость произведенного взаиморасчета. Сумма рассчитывается с помощью умножения количества реализованного товара на цену одной единицы продукта.
- Сведения о продавце или другом лице, который принимал денежные средства за проданный товар и оформлял товарный чек. В данном случае обязательно нужно указать должность или профессию лица подписывающего чек.
Товарным чеком является документ негосударственного образца, который формируется продавцом к контрольно кассовому чеку. В действующем законодательстве Российской Федерации предусмотрены исключения, когда не фискальный документ выдается вместо фискального чека.
Виды документов для авансового отчета
- Получить от руководства предприятия производственно-хозяйственное задание (например, приобрести / оплатить товары, работы или услуги);
- Получить денежный аванс для осуществления трат, связанных с полученным заданием;
- Направиться на другое(-ие) предприятие(-я) по месту работы или за его пределами (командировка);
- Иметь при себе надлежащим образом оформленные документы на получение и оплату товароматериальных ценностей (доверенность, чековая книжка, корпоративная карта);
- Составить отчет об использовании денег и сдать его в установленный срок в бухгалтерию;
- Передать ценности на хранение, а документы – в бухгалтерию;
- Урегулировать денежные отношения (вернуть остаток неиспользованных денег или получить дополнительные средства на компенсацию перерасхода).
Обязательное приложение к авансовому отчету – оправдательные документы. Для подотчетного лица важно подтвердить факт и целевое назначение трат денежных средств. Для предприятия важно обоснованно списать потраченные средства на расходы. Цели разные – и документы нужны разные.
Какие чеки можно принять к авансовому отчету 2022
Не запутаться в них поможет наша статья. В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов? Статья 23 НК РФ: хранить отчет надо 4 года Статья 283 НК РФ: хранить отчет требуется 10 лет Статья 29 ФЗ № 402: отчет необходимо хранить 5 лет Приказ Минкультуры № 558: госорганизациям следует хранить отчеты 5 лет Итоги В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов? Документы, связанные с хозяйственной деятельностью субъектов, можно разделить условно на 2 категории:
Далее при использовании приобретенных ТМЦ в деятельности организации производится их отпуск. Согласно п. 100 Методических указаний первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения организации являются лимитно-заборная карта (может быть разработана на основе типовой межотраслевой формы N М-8), требование-накладная (может быть разработано на основе типовой межотраслевой формы N М-11), накладная (может быть разработана на основе типовой межотраслевой формы N М-15). Образцы типовых форм утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.
Чек залога нефискальный на АЗС: что это?
Разновидностью рассматриваемой нами платежной квитанции является чек залога нефискальный. Разберемся с понятием, что значит чек залога нефискальный.
С этим документом сталкиваться нам приходится гораздо чаще, чем мы подозреваем: к примеру, каждый раз, пользуясь услугами заправочных станций, и оплачивая покупаемое топливо, перед тем, как его зальют в бак заправляемого автомобиля. В подтверждение оплаты оператор АЗС выдает нефискальный отчет, подтверждающий, что клиентом внесен залог за услугу (продажу) которую еще не оказали. Такая нефискальная залоговая квитанция, как правило, распечатана на незарегистрированном печатном устройстве. Она является внутренним документом, и служит распорядительным документом на отпуск топлива для персонала, обслуживающего заправочный аппарат. После завершения отпуска топлива, оператор АЗС обязан выдать покупателю вместо нефискального чека залога аутентичный фискальный чек, распечатанный на зарегистрированной ККМ.
Авансовый отчет: приложение документов на отдельных листах
В случае служебной командировки работнику возмещаются расходы:1) на проезд к месту командировки и обратно (в том числе на оплату белья в поездах, провоз багажа, страхование пассажиров на транспорте);2) на проживание в гостинице (наем жилого помещения);3) иные расходы работника, связанные с командировкой и произведенные с ведома руководителя (на оплату услуг по оформлению загранпаспорта, по оформлению виз, обязательной медицинской страховки, иные обязательные сборы и платежи). 4. ВОЗМЕЩАЕМЫЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ4.1. При организации и проведении встреч и переговоров с представителями других организаций возмещаются расходы:1) на питание официальных лиц во время этих мероприятий, в том числе на алкогольные напитки;2) на доставку официальных лиц транспортом к месту проведения мероприятия и обратно;3) на оплату услуг переводчиков. 5. ТРЕБОВАНИЯ К ОПРАВДАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ5.1.
- получение денежных средств от предприятия по заявке на расходы, сопутствующие выполнению задания;
- поездка в командировку: для общения с контрагентами, организации совещаний, заключения сделок и для других целей;
- проверка надлежащего оформления и предоставление в бухгалтерию документов, подтверждающих расходы на выполнение поручений и покупку товаров для нужд компании;
- составление отчета и его своевременная сдача;
- передача приобретенных товаров уполномоченному лицу;
- возвращение денег, оставшихся от выданного аванса, или получение компенсации в денежной форме (при перерасходе).
Общая информация о кассовых чеках
Кассовый чек представляет собой документ, подтверждающий факт совершения денежной операции между продавцом и покупателем. Он содержит информацию о товаре или услуге, стоимости и дате совершения операции.
Кассовый чек обычно выдаётся на бумажном носителе и содержит печать организации-продавца. Однако, с развитием электронных платежей и внедрением онлайн-касс, часто возникает вопрос о том, действителен ли кассовый чек без печати.
Согласно действующему законодательству, кассовый чек без печати может иметь юридическую силу, если на нем присутствуют все обязательные реквизиты, указанные в налоговом кодексе.
Однако для авансового отчета подотчетного лица, важно помнить, что при предоставлении командировочных расходов или расходов на перевозку грузов, требуется представление бумажного чека с печатью организации-продавца.
В случае использования электронной системы документооборота, необходимо предоставить электронный документ в формате, установленном законодательством.
Таким образом, для авансового отчета в 2024 году подотчетное лицо должно представить кассовый чек с печатью организации-продавца. Исключение составляют случаи, когда применяется электронная система документооборота, которая соответствует требованиям закона.
Последствия неправильного оформления кассового чека
Неправильное оформление кассового чека может повлечь серьезные последствия для подотчетного лица при составлении авансового отчета в 2024 году. В соответствии с требованиями налогового законодательства, кассовый чек должен содержать определенные обязательные реквизиты, включая данные о наименовании организации-продавца, адресе места осуществления деятельности, сумме оплаты, налоговом номере и другие данные.
Если кассовый чек не содержит необходимой информации или содержит ошибки, он может быть признан недействительным для целей составления авансового отчета. В данном случае, подотчетное лицо может столкнуться с проблемами при подтверждении факта оплаты и возврате излишне уплаченной суммы.
Кроме того, неправильное оформление кассового чека может послужить основанием для наложения штрафов со стороны налоговых органов. Налоговый кодекс предусматривает административную ответственность для организаций, которые выпускают недействительные кассовые чеки или нарушают правила их оформления.
Подотчетные лица, собирающиеся составлять авансовые отчеты в 2024 году, должны придавать большое внимание правильному оформлению кассовых чеков. Для этого рекомендуется обратиться к специалистам или изучить соответствующие нормативные акты, которые регулируют правила оформления и обязательные реквизиты кассовых чеков.
Проверка приложенных документов
Как правило, сотрудники собирают все, что можно собрать, включая личные чеки и прочий мусор и просто вываливают бухгалтеру на стол – разбирайся.
Ситуация усложняется тем, что нормативно не определен перечень оправдательных документов, и расходы подтверждают документы самые разнообразные (билеты, акты, чеки, путевые листы, договоры и т. п.). Поэтому приходится обращать особое внимание на оформление приложенной документации, прежде всего, кассовых чеков. Согласно статье 4.7 закона № 54-ФЗ, в чеке должны присутствовать следующие реквизиты:
- наименование организации;
- ИНН;
- дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
- должность, Ф.И.О. кассира;
- наименование документа;
- признак расчета;
- регистрационный номер ККТ;
- заводской номер ФН;
- адрес сайта для проверки ФКЧ (фискального кассового чека);
- номер смены, порядковый номер ФКЧ за смену;
- наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
- форма расчета;
- НДС (ставка, сумма);
- указание на систему налогообложения;
- код товара;
- QR.
Бумажные кассовые чеки можно не прилагать к авансовому отчету в некоторых случаях, например, если место командировки относилось к тем, где в силу закона можно вести расчеты без ККТ, см. п. 3, 8 ст. 2 закона № 54-ФЗ. Вместо них можно приложить товарный чек, БСО. Чек также может быть представлен в электронной форме (ссылка на электронный документ).
Реквизиты электронного фискального чека поименованы в приказе ФНС России от 14 сентября 2020 г. № ЕД-7-20/662. Его можно распечатать и приложить к авансовому отчету.
Если каких-то обязательных реквизитов нет, а также если документы:
- выцвели;
- повреждены;
- содержат нечитаемые реквизиты;
- содержат операции, не соответствующие характеру подотчетной операции,
Что нужно прилагать к авансовому отчету
Требуется ли в принципе сопровождать авансовый отчет какими-либо документами? В п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У говорится, что соответствующий отчет должен быть предъявлен бухгалтеру либо руководителю , но не уточняется, какими именно.
В п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, указано, что по возвращении из командировки сотрудник фирмы должен представить работодателю авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие наем жилья, расходы по проезду и иным статьям.
Прилагать документы к авансовому отчету, которые подтверждают корректность расходования работником выданных денежных средств, нужно обязательно. Не считая указанного требования законодателя, на то есть и иные причины. В частности, суммы, выданные работнику под отчет и использованные им на оговоренные при выдаче цели, могут быть приняты компанией-работодателем к уменьшению налогооблагаемой базы (при наличии их в требуемой законом комплектности — нужны бумаги, подтверждающие как факт оплаты товаров или услуг, так и их получение).
Стоит ли МСП переходить на электронные чеки?
Согласно, п.1 ст. 1.2 федерального закона № 54-ФЗ продавцы должны использовать онлайн-кассы и выдавать покупателям чек в момент продажи вне зависимости от формы оплаты (наличные или безнал). При этом не обязательно печатать чек на бумаге, что особенно актуально в связи с подорожанием кассовых лент.
В чем преимущества перехода на электронные чеки?
-
Сокращение расходов на кассовые ленты, принтеры, покупку и техническое обслуживание оборудования.
-
Снижение временных затрат на оформление покупки.
-
Возможность размещения в письме с чеком дополнительной информации: логотипа компании, уведомления о маркетинговых акциях, персональных предложениях, скидках и пр.
-
Экологичность, отсутствие бумажных отходов.
-
Долговечность и удобство: электронные чеки не выцветают, не теряются, да и ваши покупатели смогут в любой момент просмотреть информацию о покупке.
Обязательная маркировка товаров
В 2018 году правительство нашей страны утвердило список определенной продукции, которая должна маркироваться начиная с 2019. Это значит, что все производимые изделия, попадающие в этот перечень, должны сопровождаться документацией, включающей в себя сведения о производителе, владельце, передвижениях ассортимента с точки изготовления в магазин. Вместе с тем, в этот же период времени начинается глобальный перевод отчетности по продажам в электронный вид.
Это новшество изменило требования к обязательным реквизитам кассового онлайн-чека ККМ. Результатом введения изменений должно стать повсеместное обозначение всей продукции, реализуемой в торговых точках нашей страны, специальными маркерами, а значит продажа какой-либо контрафактной продукции станет буквально невозможной. Проверить подлинность покупатель сможет самостоятельно с помощью простого смартфона и специального приложения. Соответственно, все изменения, происходящие в работе кассы, в том числе и информация, представленная в квитанциях, направлены на достижение поставленной правительством задачи.
Был чек, а стала бумажка
Хочу поделиться с коллегами опытом решения проблемы, связанной с ПОДОТЧЕТНИКАМИ. Сразу скажу, что метод, придуманный нами, уже выдержал выездную налоговую проверку.
Итак, ситуация складывалась следующим образом.
Наша организация через подотчетных лиц закупала запасные части, расходные материалы и прочие товары, необходимые для производственной деятельности.
Причем большинство покупок делалось в розничной сети и за наличный расчет.
Соответственно к авансовому отчету наши работники, делавшие покупки, прилагали кассовый чек со всеми необходимыми реквизитами. Кроме того, если в чеках нет расшифровки, на что именно потрачены деньги, то прилагался еще и товарный чек.
Отчеты утверждались руководством и передавались ко мне в бухгалтерию.
Я их подшивала в папочку и убирала на хранение. То есть делали мы все строго по правилам. Однако недавно мне потребовались сведения по одному из авансовых отчетов.