Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как в табеле отметить больничный». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Не все работники сразу же сообщают работодателю о заболевании. При неявке по невыясненным причинам проставляется буквенный код «НН» или цифровое обозначение 30. Если сотрудник заболел, а табельный документ еще не закрыт, не обязательно вносить исправления — его просто переписывают.
Когда больничный совпадает с определенным событием, являющимся приоритетным, в связи с чем такой больничный не оплачивается, то в табеле указывается приоритетное событие.
Следовательно,
при совпадении больничного и события, являющегося приоритетным (в табеле в дне совпадения указано приоритетное событие), — дни неоплачиваемого больничного не надо показывать в Д1
Рассмотрим на примере.
Пример 1. Работник Логвиненко О. М. (основной, без инвалидности) находился в отпуске без сохранения зарплаты с 1 по 31 марта 2023 года. В этом месяце у работника не было никаких зарплатных начислений. С 14 по 23 марта 2023 года работник болел (имеется е-больничный).
Следовательно, 10 дней больничного совпали с 10 днями отпуска без сохранения. Разберем пошагово важные моменты.
Шаг 1. В табеле учета рабочего времени целый месяц проставляем «НА», несмотря на больничный.
Шаг 2. Уполномоченное лицо рассматривает больничный после изменения его статуса на «готовий до сплати» (на 8-й день после закрытия). Работник получает решение об отказе в оплате такого больничного.
Шаг 3. В табеле остается «НА» после решения об отказе в оплате больничного.
Шаг 4. В Д1 на работника за март 2023 года формируем одну строку, в которой, среди прочего, указываем:
— в графе 08 — обычный код застрахованного лица (например, «1» — для обычного работника без инвалидности у обычного работодателя);
— в графе 13 — количество календарных дней отпуска без сохранения. Он продолжался с 1 по 31 марта. Тогда укажем — «31»;
— в графе 14 — количество дней пребывания в трудовых отношениях. Они продолжались целый месяц. Поэтому значение также будет «31».
Заметьте, в этой ситуации не надо формировать строку для больничных, не надо заполнять ни графу 09 (код типа начислений), ни графу 12 (количество дней временной нетрудоспособности).
То есть Д1 заполняем, как в общем случае, когда целый месяц продолжается отпуск без сохранения зарплаты (см. рис. 1).
Форма Т-13. Особенности формы
Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.
Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.
Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.
Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.
Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом. Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом (вручную или на компьютере), а несколько упрошенная Т-13 применяется при автоматизированном учете сотрудников системами контроля доступа на предприятие.
Коммерческие организации вправе разрабатывать подобные формы самостоятельно, то есть бланк Т-12 использовать они не обязаны. Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые реквизиты. Поэтому на практике чаще всего используют именно эту форму.
Для органов власти, государственных и муниципальных учреждений, а также внебюджетных фондов, разработан специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, утвержденная приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н.
Довольно часто случаются ситуации, когда работник не имеет возможности своевременно оповестить работодателя о своей болезни. Как табелируется больничный в таком случае: ответственное лицо вносит в бланк код «НН» или «30», означающий, что сотрудник не явился на работу по невыясненным причинам. Если потом он предоставит листок нетрудоспособности, обосновывающий дни отсутствия, работодатель внесет изменения в учетный документ.
Если он еще не закрыт, то его просто переписывают, внеся в него корректные данные. Если документ уже оформлен, то неверно указанные коды аккуратно зачеркиваются, а рядом указывается правильный. Но необходимо внести запись, поясняющую причину правок. Например:
«Исправленному в отношении И.И. Иванова за 15-17 числа месяца с «НН» на «Б» верить. Основание: листок нетрудоспособности от 15.04.2022 № 123 456 789 876» .
Эту запись должны заверить подписями ответственные лица, обычно подписывающие документ.
Особенности обозначения больничного в табеле учета рабочего времени
Чтобы кадровик грамотно внес информацию о больничном субъекта, последний должен своевременно предоставить закрытый больничный лист.
Так, кадровик должен осуществить такой порядок действий:
- Определить соответствующий код, подходящий для рассматриваемой ситуации. На сегодняшний день актуальным является буквенное обозначение «Б».
- Указанный код необходимо вписать в верхнюю графу напротив фамилии конкретного работника. При этом важно соблюдать периодичность и вносить код «Б» только в те дни, которые указаны в листе временной нетрудоспособности.
- Далее необходимо определить общее время, которое работник провел в состоянии нетрудоспособности, после чего полученные сведения внести в соответствующую строку.
Помимо «Б», существует код «Т». Предполагается, что данное буквенное обозначение проставляется в тех случаях, когда за временную нетрудоспособность сотруднику не положена компенсация.
Особенности обозначения больничного по беременности и родам в табеле учета рабочего времени
Кадровым сотрудникам должное внимание стоит уделить тем работницам, которые пребывают на . Особенности отражения данного факта в табеле заключаются в следующем
- Для стандартных случаев временного недомогания работников используют код «Б». В случае с беременной женщиной, оформляющей по этому случаю больничный, проставляется код «Р».
- В условиях, когда молодая мама находится в , в табель следует вносить код «ОЖ».
- Если сотрудница принимает решение трудиться на основании , имея новорожденного ребенка, в графе табеля с ее фамилией будет прописываться код «Я».
- Нередки случаи, когда женщины, чьи детям еще не исполнилось трех лет, оформляют больничный ввиду болезни малыша и необходимости ухода за ним. Подобная неявка на рабочее место должна фиксироваться кодами «Б» или «Т», исходя из того, обеспечивается ли сотруднице пособие по временной нетрудоспособности или нет.
Что это за документ и его назначение
Рабочее время сотрудников учитывается в таком документе, как табель учета. Если компания небольшая, для всех работников может заполняться единый бланк. Когда же речь идет про организацию, в которой числится большой штат сотрудников, заполняется табель для каждого структурного подразделения в отдельности.
Обязанность по ведению подобного документа возложена на кадровых работников или руководителей отделов. В конце каждого месяца заполненный документ передается в бухгалтерию, специалисты которой и рассчитывают заработную плату, полагающуюся работникам, исходя из результатов работы.
Табель учета рабочего времени необходим:
- для контроля над сотрудниками и отслеживанием соблюдения трудового режима в организации;
- для получения полных и точных сведений о том, какое количество времени было отработано тем или иным служащим;
- для максимально точного и справедливого расчета заработной платы работников;
- для составления точной и статистически-правильной отчетности для представителей надзорных органов;
Мнение юристаДмитрий ИвановЦентр правовой поддержкиЗадать вопрос юристу
Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:
- Москва.
- Санкт-Петербург.
Или на сайте. Это быстро и бесплатно!
Ведение такого табеля – обязанность специально уполномоченного специалиста. Это может быть сотрудник отдела кадров, рядовой бухгалтер или же непосредственно директор предприятия.
В табеле не должно быть каких-либо ошибок и исправлений в связи с тем, что он в обязательном порядке отправляется в налоговые органы и статистическую службу. Заполнение табеля всегда осуществляется при помощи специального бухгалтерского программного обеспечения 1С.
Довольно часто случаются ситуации, когда работник не имеет возможности своевременно оповестить работодателя о своей болезни. В таком случае ответственное лицо вносит в табель код «НН» или «30», означающий, что сотрудник не явился на работу по невыясненным причинам. Если потом он предоставит больничный, обосновывающий дни отсутствия, работодатель внесет изменения в учетный документ.
Читать дальше: Медицинский регистратор требования к образованию
Если он еще не закрыт, то его можно просто переписать, внеся в него корректные данные. Если документ уже оформлен, то неверно указанные коды аккуратно зачеркиваются, а рядом указывается правильный. При этом необходимо внести запись, поясняющую причину правок. Например:
Эту запись должны заверить подписями ответственные лица, обычно подписывающие документ.
Что должен знать кадровый работник?
Во-первых, табельщик должен иметь четкое представление о табеле. Сам документ сформирован в виде таблицы.
Наименование столбцов в табеле включает следующие данные:
- ФИО сотрудника;
- название занимаемой должности;
- его табельный номер; ,
- календарные дни месяца;
- отдельные столбцы для указания: общего количества дней и часов работы; подсчета дней неявки по конкретным причинам: очередного отпуска, по больничному листу, прогулы, отпуск без сохранения заработной платы и т.д.
Учетные данные в табеле фиксируют ежедневно до окончания календарного месяца.
В последние дни месяца в нем подсчитывают общий итог и подписывают у руководителей кадровой службы и подразделений.
Самое важно при проставлении цифровых и буквенных отметок в табеле – это знать методику его заполнения.
Есть 2 вида ведения учета в отношении поведения работников на производстве:
- Сплошная регистрация, при которой отмечаются все события: отпуск; сокращенный рабочий день; отработанное время; командировка и т.д.
- Учет отклонений при работе сотрудников, отражающий нарушения графика выходов рабочих – безоплатный отпуск, больничный, прогул и прочее. При этом невыход на работу никак не фиксируется, а клеточка остается незаполненной.
Контроль над правильностью заполнения табелей осуществляют инспекторы по соблюдению налогового законодательства и трудового права.
Если они выявляют ошибки, из-за которых неправильно начислена зарплата, то могут наложить административный штраф.
Где можно оформить электронный больничный лист? Информация по вопросу — в нашей статье.
Как внести исправления в табель
При возникновении любой из описанных выше ситуаций, когда в табель учета рабочего времени необходимо внести изменения, работодатель может воспользоваться одним из двух вариантов:
- Если табель учета рабочего времени еще не закрыт и надо внести изменения, то это сделать очень легко. В случае ведения табеля в электронной форме оператором просто вносятся изменения в электронный документ, который затем распечатывается с уже исправленными данными. Если же табель заполняется от руки, то потребуется взять новый бланк и перенести всю информацию с учетом изменений.
- Если же табель учета рабочего времени был закрыт в конце месяца и требуется внести изменения, связанные с представлением сотрудником листка нетрудоспособности, необходимо поступить иначе. В строчках, в которых присутствуют коды, требующие исправления (например, «НН» или «ОТ» надо исправить на «Б»), неправильные данные аккуратно зачеркиваются. Сотрудник, отвечающий за правильность ведения табеля учета, сверху (или рядом) с зачеркнутым значением делает правильную запись. При этом важно помнить, что все исправления, в соответствии с п. 7 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, должны сопровождаться указанием даты исправления записи и подписью лица, ответственного за ведение данного документа (с расшифровкой Ф. И. О.). Можно также сделать в документе на свободном месте уточняющую надпись, например: «Исправлению «ОТ» на «Б» за 5-8 января верить. Основание для внесения исправления — лист нетрудоспособности от 15.01.2016 № ХХХХХХХХХХХХ».
В заключение осталось сказать, что упомянутые ранее унифицированные формы Т-12 и Т-13 не являются обязательными к применению, хотя и используются многими работодателями в качестве основы при разработке собственного бланка табеля учета рабочего времени.
В табеле могут использоваться буквенные или цифровые коды для обозначения того или иного события, например, явка на работу имеет буквенное обозначение Я или 01 в цифровом выражении, прогул — ПР или 24, дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы — НВ или 28.
Вы можете найти нужный код при помощи сервиса, который мы подготовили, или воспользоваться таблицей. В сервисе потребуется сначала выбрать вид (форму) табеля, которым вы пользуетесь, а затем формулировку события, для которого необходимо ввести кодовое обозначение — система сразу покажет вам нужный буквенно-цифровой код.
Продление «автоматом»
Если работник решает продлить свой отпуск, надо ли ему писать заявление на продление отпуска? Нет, не нужно. Отпуск продляется автоматически. Это следует из п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных постановлением НКТ СССР от 30.04.1930 № 169 (далее – Правила об очередных и дополнительных отпусках). Там сказано, что если причины, мешающие работнику уйти в отпуск, наступили до его начала, то новый срок отпуска определяется по соглашению нанимателя с работником. Если же эти причины наступили во время пребывания работника в отпуске, то срок возвращения из отпуска автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, причем работник обязан немедленно уведомить об этом нанимателя.
Так что единственное, что требуется от работника, – это сообщить своему работодателю о факте своего заболевания. Это можно сделать и по телефону. Соответственно, раз отпуск продляется автоматически, то и приказ о продлении отпуска составляться не должен.
При этом продление отпуска необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени. Так, если вы используете утвержденную Госкомстатом унифицированную форму № Т-12, в случае продления отпуска из-за болезни дни, когда сотрудник фактически болел, отмечаются как «Б» или «19», а дни продления отпуска – «ОТ» или «9».
Особенности отражения дней нетрудоспособности
Нередко бывают ситуации, когда сотрудник не вовремя сообщил на предприятие, что он открыл больничный лист. В этом случае лицо, ответственное за ведение учета, должно на ежедневной основе проставлять код «30» или «НН». Это код обозначает отсутствие на работе по невыясненной причине и фактически является прогулом.
После того, как работник явится в организацию, он должен предоставить объяснение своего отсутствия и подтвердить это документально. После проверки документов, ответственное лицо или руководитель уже исправит код «НН» на «Б» или «Т».
Исключение составляет ситуация, когда работник открыл больничный, находясь при этом в отпуске. Тогда в графе будут по-прежнему проставлены коды: «ОТ»/ «09» или «ОД»/ «10». Наименование кода зависит от того, в каком отпуске находится сотрудник: оплачиваемом, дополнительном или учебном.
Согласно ТК, если работник оформил ЛН, находясь в отпуске, то его отдых должен быть продлен на это количество дней. Если же предприятие отпустило сотрудника в отпуск с последующим увольнением, а он, находясь на отдыхе, открыл больничный, то отпуск продлен не будет. При этом расчет пособия по ЛН будет произведено согласно закону.
Учет отработанного времени – обязательное условие
Учет рабочего времени ведется с помощью первичных документов – унифицированных форм Т12 и Т13, которые называют табелем учета рабочего времени и учета оплаты труда. В нем отражаются ежедневно данные о явках или неявках сотрудников, дни отпусков, больничных, выходные и праздничные.
В конце месяца табель закрывается и передается в бухгалтерию для расчета заработной платы.
Предназначение документа:
- Контроль за соблюдение внутреннего трудового распорядка.
- Учет количества отработанного времени.
- Корректный расчет заработка.
- Основа для составления статистической отчетности по труду.
Табель:
- ведется в одном экземпляре;
- открывается за день-два до начала нового месяца;
- сдается в бухгалтерию.
Коды и условные обозначения в табеле
В табеле дни месяца отмечены в отдельности. Каждый из них содержит по две строки. В верхней записывается код (буквенный или цифровой), а в нижней – количество отработанных часов. При пятидневной рабочей неделе ставится цифра «8», соответствующая продолжительности рабочего дня.
Дни болезни обозначаются такими кодами:
| Код | Больничный, при котором пособие | |
| буквы | цифры | |
| Б | 19 | назначается |
| Т | 20 | отсутствует |
Учет отработанного времени – обязательное условие
Учет рабочего времени ведется с помощью первичных документов – унифицированных форм Т12 и Т13, которые называют табелем учета рабочего времени и учета оплаты труда. В нем отражаются ежедневно данные о явках или неявках сотрудников, дни отпусков, больничных, выходные и праздничные.
В конце месяца табель закрывается и передается в бухгалтерию для расчета заработной платы.
Предназначение документа:
- Контроль за соблюдение внутреннего трудового распорядка.
- Учет количества отработанного времени.
- Корректный расчет заработка.
- Основа для составления статистической отчетности по труду.
Табель:
- ведется в одном экземпляре;
- открывается за день-два до начала нового месяца;
- сдается в бухгалтерию.